档案管理的保密问题及其优化措施

所属栏目:保密管理论文 发布日期:2019-01-31 21:57:26 论文作者:佚名
【摘要】随着信息化技术的深入发展,档案管理工作的智能化、精细化程度也越来越高,各单位在档案管理制度上的规定也愈发全面和完善,在这一背景下,档案管理工作也表现出了规范与便

【摘要】随着信息化技术的深入发展,档案管理工作的智能化、精细化程度也越来越高,各单位在档案管理制度上的规定也愈发全面和完善,在这一背景下,档案管理工作也表现出了规范与便捷、保密与安全相结合的特征。但在日常的档案管理过程中,尤其是有关保密工作中,部分单位也存在着随意性大、有制度不落实、有规定不执行等问题,没有达到档案管理的要求。鉴于此,本文从档案保密的重要性入手,介绍了档案管理中经常发生的几个问题,简要分析出现这些问题的原因,最后就加强档案管理、提高档案保密性的策略进行探讨,以期为读者和档案管理人员提供一些借鉴和启发。

【关键词】档案管理;保密;优化措施

对于档案管理来说,保密可以说是其生命,是管理工作中一个非常重要的环节,各个单位和部门凡涉及档案管理的,尤其是涉及保密档案管理的,都要時刻拉紧保密这根弦,要有居安思危的意识,要始终牢记在档案保密问题上没有作检讨的机会,没有后悔药可以吃。

一、档案保密的重要性

一家企业的关键技术、核心参数等机密档案被泄露,将会造成很大的损失。从国家层面来说,大量的档案资料涉及了政治、经济、军事、国防等重要、关键领域,一旦泄露将直接威胁到国家安全和国家核心利益。有人说,档案管理的目的就是为了利用档案,又要强调档案的保密性,那不是一对矛盾体吗?其实正是因为档案有被开发、利用的属性,其保密的重要性才更加需要强调,同样,也正是因为有保密的要求,在查阅使用档案时,要注重档案开放使用的范围,那些记录着国家或机构重要历史信息的档案应该严格控制,否则一旦泄露,将会造成无法挽回的损失。

二、档案管理中的保密问题分析

(一)欠缺标准和规范。不容否认,各地区各部门在档案管理的层次上有较大的差距,存在着相当多的问题和隐患。在人员配备和使用上,有的档案管理人员熟练档案管理工作,但是对现代化档案管理手段不了解、不掌握,根本谈不上使用;有的对信息技术掌握精湛,但是对档案管理一知半解,不懂相关规章制度,不懂操作规程。在制度层面,由于缺乏精干、配套的规章制度,或者是对制度选择性执行,导致档案管理不严格、人浮于事,档案资料长期无人收集整理归档。另外,各单位的借阅制度基本上处于混乱的状态,管理者虽然心里也有怨言,多数情况却装“老好人”,宁愿违背制度规定也不愿“为难”他人,糊里糊涂就把档案借出去,不管对方是否有借阅权限,也不管对方手续是否齐全。

(二)保密意识和观念不强。档案往往记录着某个历史时期,国家或单位所经历的重大且有记录保存必要的事件,是日后调阅、查考的重要依据,档案与普遍的业务文件有着本质的区别,在管理上也不能用同样的方法。而在现实中,部分管理人员对自己所管的大量的档案资料没有给予足够的重视,更没有认识到这些文件保密的重要性,在交谈中、电话里随意谈论,有的甚至在饭桌上当成一种别人没有的信息来源,大谈档案内容,殊不知说者无心,听着有意,不知不觉之间已经泄露了大量的秘密信息。

(三)信息化水平不高。在现代档案管理理念中,最重要的一点就是对档案资料进行数字化转化,而在我国,档案管理的信息化水平还远远不够,尤其是基层档案管理部门的信息化、数字化程度还很低,给档案的保存、调阅、维护造成了极大的不便。在客观条件上,技术水平限制了档案信息化发展的脚步,往往一个管理系统只能满足某个领域、某个单位的使用,如果用到其他单位,就会出现不兼容的情况,而如果要为每个档案管理部门都单独配备适用的信息化管理系统,在实际上也不可行。所以,要加强对信息技术的研究开发,不断提升档案管理系统的兼容性和可移植性。

三、档案管理中的保密策略

(一)增强意识,强化职责。对于档案管理工作人员而言,意识比能力重要、责任心强比技术精重要。信息化程度再高、数字化水平再强,也解决不了档案管理人员知密之深、知密之早和知密之多的问题,而避免工作人员泄露秘密的根本途径就是加强他们的保密意识,强化他们的工作责任心和使命感,否则用多少高科技手段,也解决不了保密这一问题。在日常工作中,我们要着重加强对档案管理人员的保密教育、警示教育和使命教育,以此来提升他们的意识水平。

(二)健全保密制度。机关单位要建立健全保密制度,要面向档案管理工作的全过程发力。比如,要从档案的密级认定上、保存年限确定上、传达范围上、销毁程序上、借阅手续上等各个方面考虑,从档案的产生到传达、保存、归档全寿命上进行制度层面的规定,确保不遗漏任何一个关键环节。此外,各单位在保密制度的规定上也不可照搬照抄,而应该结合自身的特点来健全完善。

(三)加强库房建设和管理。档案资料的库房建设是档案管理的基础性工程,库房设置的合理与否直接决定着档案管理的总体水平。一般而言,档案库房需要单独建设,不与办公场所混建,要有铁门、铁窗、安防、消防器材,要严格控制好库房内的湿度、温度,对于重要核心档案库还应该落实双人双锁制度,严格档案库室的进出入人员管理,不得单独进入,不得携带具有摄像录像存储功能的电子器材进入,必须要由档案管理人员陪同,并且要做到入库有登记、出库有检查,严格做好档案的静态、动态安全保密管理。

(四)建立责任追究制度。不难想象,如果对渎职、失职的行为进行严格的问责,无疑能有效约束档案管理人员,用纪律的武器让管理人员警醒,不迁就照顾、不助长歪风。每个单位都应结合自身的情况,制定出档案保密管理的纪律红线,谁触碰谁就要受到惩处,将档案安全与档案管理人员直接相连,切实降低因失职渎职造成的损失。

(五)加大档案利用监督。各类档案要严格按照确定的知悉范围进行管理。管理中,混乱的借阅秩序一直是档案管理的薄弱环节。各级档案管理人员应该对档案利用的全过程进行监督,从借阅、调阅的权限上、手续上逐一核对,对于无权调阅的应该明确拒绝;对于控制借阅的档案,要严格审核借阅人员的动机,对于不合理合法的要求应当予以说明;对于借阅出去的档案,要做到不失管不失控,只能在阅读室使用,确需带出阅读室的,都要按照流程和审批权限严格办理,不能因为怕得罪人就随便简化程序甚至不走程序。档案归还时,要仔细核对原件有无缺页、损坏,对于恶意损毁、夹带档案资料的要立即上报,严肃处理。

(六)加快信息化进程。加快档案管理信息化进程,要从技术和制度两个层面进行推动。技术层面,要由国家相关部门推出一系列的技术标准、系统参数,使全国信息技术公司能够有的放矢,朝着一个方向努力,避免空转消耗。制度层面,要根据信息化的进程,适时提出与发展进程相适应的制度规定,并不断调整完善,避免因制度过时制约技术层面的发展进步。另外一个方面,各部门要破除利益壁垒,精准发力,共同开发出适用性强的档案管理系统,档案管理部门也应该加强学习研究,让本单位在硬件设施方面尽量符合标准条件,以便更好地与信息系统融合适配。

四、结语

对于档案保密工作中亟须解决的问题,相关部门应该制定一个统一的标准,对如何提高档案的安全性需要进行研究。本文从问题切入,谈现象、提方法,旨在提升档案管理人员的保密意识、职业素质,以期对档案管理工作有所帮助。

【参考文献】

[1]师明慧。文书档案管理中存在的问题及对策探究[J].办公室业务,2017(22)。

[2]叶燕娜。当前文书档案管理的缺失与对策探析[J].城建档案,2017(11)。

[3]周玉环。文书档案管理的问题及对策探究[J].现代国企研究,2017(22)。

星火论文网是业内有序经营时间较长的综合性论文网站之一,因为专注,所以专业。论文写作辅导的老师全部是由武大、浙大、华中科大、中科大、西南交大、复旦等高校名牌院校的硕士及博士生,目前已为上千位客户解决了毕业论文写作的困扰、职称论文发表的难题。自成立以来,客户一直放在我们的首要位置,客户满意是星火论文网的终极目标,在络绎不绝的好评声成就了星火论文的品牌。历经12载,打造了一个硕士论文、本科论文及职称论文发表的平台网站。拥有海量的高质量的原创论文,可以提供经济、管理、法律、医学、会计、体育、历史、教育教学、建筑等专业的毕业论文范文参考及硕士论文写作等服务。服务范围:论文发表、论文写作及外文翻译等等!
27926090 13943037437