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浅谈企业物资采购管理中的合同风险防控

所属栏目:采购管理论文 发布日期:2019-03-15 21:15:17 论文作者:佚名

【摘要】企业的采购管理是降低成本的重要途径,能够在激烈的市场竞争中帮助企业提高竞争力。因此,企业必须重视材料采购管理,尤其要重视物资采购过程中的合同签订风险。为了避免合同失败和欺诈,有必要在签署之前做信用研究,合同谈判和合同起草工作,以减轻合同面临的法律风险,以确保公司的经济利益和发展空间。本文主要分析了物资采购管理过程中的主要合同风险因素和注意事项,并且创造性的提出了一些预防风险的措施。

【关键词】物资采购;合同;风险

一、引言

物资采购管理过程中的合同风险控制是提高企业竞争力,减少纠纷的一个重要注意事项。合同风险主要分为内外风险因素,合同订立时期主要表现在合同审批,执行风险等。因此如何提高企业的合同风险管理水平对企业解决合同纠纷,提高企业应对纠纷的能力,降低因为产品质量,交货付款时间等利益冲突问题发生的概率是非常重要的。

我们都知道企业在采购管理合同时可能会由于各种失误出现许多法律上的风险,最终导致合同失去应有的法律效应,不仅不能够保障企业的权益,甚至有可能在浪费了巨大的人力物力的基础上血本无归并且降低品牌效应。在签订合同时,企业应该注意如果在签订合同时走了一些不符合法律要求的程序抑或者违反了法律法规,抑或在招标过程中采用不当手段,都会使得合同失去法律效应。因此企业在签订和同时要确保没有模糊条款,合同的每一步都应该遵循法规,切忌投机取巧,要知道法律才是最终的保障。

另一方面,企业在采购合同签订之前,就要确保自己是可以按时履行合约的每一项条款,因為在合同签订后,如果不能够按时履行条款义务,企业就会面临严重的违约风险,合同效力也会大大降低。企业在履行合同内容时也会面临合同欺诈的行为风险。这集中表现在有些供应商为了得到合作机会,编造一些不符合实际情况的虚假信息以赢得合约,在这种情况下,一旦被认为是虚假信息,合约就会丧失应有的法律效应,企业要维护自身的合法权益就必须了解使用合同无效相关的法律规定来追究供应商的欺诈行为责任,例如返还资金、向公安机关报案等等。

二、物资采购管理中合同订立阶段的风险防控

企业在进行物资采购管理时,要经过三个方面的严格审查才可签订合同:信用调查,细致的合同谈判以及专业的合同起草。第一步资信调查时,企业要着重对合作方法人的资格审查。虽然,资信调查是审查供应商的法人和自然人两种,但是因为一般企业签订供应商合同主要是和企业法人签订,所以应该尤其重视法人资质的审查,了解法人的经营业务范围和其经营方式。更要了解清楚法人的经营是否存在欺诈行为或者曾经存在欺诈行为,也应注意签订合同的法人是不是真的具有签约能力和负责能力,此外,如果是特别经营的产品或服务应该对此情况进行特别了解,注重资质审查。其次,企业在谈判阶段就要注重风险的把控,在合同签订初期就要对各种隐藏的情况有把控和判断能力,一般情况下,合同双方一方是供应商,一方是企业以资金用于买断货物或者服务。在物资采购过程中要注意合同对货物批次,品质,供货出货时间,以及价格的描述,切勿出现模糊条款。

其次,大型企业在进行物资采购管理的过程中一般会涉及很多产品,也有些产品会涉及到外汇结算,这些都需要企业对产品的细节详情进行细致了解要对价格和计量单位、规格进行详细的规定。企业在双方起草合同时,需要界定合同的性质,企业的采购订单一般都属于买卖合同,可以和企业的正常生产经营活动挂钩,企业的采购部门应该根据自身企业的特殊性研究相关材料并且拟定技术协议和保密协议,和供货商不断对合同内容进行补充填充,明确双方各自的权利和义务,仔细研究每一个细小的条款,确保在日后产生利益纠纷的时候可以准确的根据合同内容来保护自己的利益不受侵犯,对产品进行后续跟踪,确保每个被供应的产品都是高质高量的。不仅如此,在制定合同的条款时还要根据产品的不同性质来确定不同的合同类型,不同的产品用不同的文书。在制定具体内容和合同条款时,应根据不同的产品类型选择相同的标准文本,包括某些类型的采购设备和化学文本标准产品。根据具体的市场环境和产品属性,选择具体的交易模式测试,质量评估方法和定价方法更好,双方提供的合同标准文本进一步修改和增强。

三、防控物资采购管理中合同法律风险的方案

企业在物资采购管理过程中,要在物资招标之前做好合同风险的防范把控工作。把控工作主要表现为负责采购的人员必须根据企业制度对项目的进度还有物资进行细致审查,并进行批复。在招标过程中,采购部门也要自发了解相关法律合同文本,尤其要表明相关法律条文和技术标准要求,审查评估和选择供应商,分析供应商提供的信息,以确定报价成本,包括票价和税收。在投标材料采购管理之前,有必要避免不良竞争行为和残酷的竞争行为,以确保货物达成正常交易,物资采购招标完成后,负责采购管理人员需要根据招标情况起草和起草合同。

事后合同在理论上是不应该存在的,但是却普遍存在,在法律上被成为“履行接受”,是内容履行完毕后根据相关的口头承诺进行正式合同的签订。口头协议虽然在法律层面也是有效的,但是终究会出现很多不可预想不能掌控的法律风险。事后合同会对物流采购管理工作增加成倍的困难。在市场经济飞速发展的今天,企业必须重视法律法规对合同的保障约束能力,规范的合同是企业降低管理成本,降低合同违规风险的一个强大的保障。要想避免事后合同的风险,企业可以注重以下三方面的管控:第一,坚持无合同不合作的原则,避免事后合同的出现;第二,有关部门要加强合同审批流程的细化管理,合同每年履行完下年归档;第三,丰富合同结算方式。

四、总结

企业合同管理必须对合同的签订、审核、履行、变更等全过程进行密切的监督和控制,这样才可以提高企业的经济效益。

参考文献:

[1]杨庆霞。浅谈如何强化物资设备采购合同风险管理的内部控制[J]. 商品与质量,2016(18)。

[2]汪晓莉。浅谈材料采购合同管理的风险防范与控制[J].大科技,2017(28)。

[3]李兴辉。浅议企业集中采购合同管理的风险及其防范[J].城市建设理论研究:电子版,2015(20)。

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