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基于信息化的非招标采购管理平台架构与应用

所属栏目:采购管理论文 发布日期:2019-03-15 21:15:37 论文作者:佚名

摘 要:企业物资供应是煤化工建设的重要保障,煤化工企业建设对设备需求大、质量要求高。煤化工企业设备的入网要经过采购、合同、供应、质检、供应商评价等环节,而采购工作是设备入网的第一关口和重要环节,其重要性不言而喻。

关键词:电子化;网络管理平台;构架;设计;招标采购

引言:信息时代,电子化招标采购的方式已经逐渐发展成为采购招标的重要方式,与传统的招标采购形式相比,电子化招标形式具有多种应用优势,因此已经成为招标采购发展的主导方向。但是,在实际应用中,电子化招标采购的安全性问题也比较突出,对此,本文首先对网络招标系统总体架构进行了介绍,然后对网络招标采购流程设计方法进行了分析,并对电子化采购管理平台中的问题以及解决对策进行了详细探究,以期促进电子化招标采购的发展。

1跨平台移动招标采购信息管理系统功能设计

跨平台移动招标采购信息管理系统的用户主要分为两类:各二级单位采购部门和招标采购管理部门。通过此系统的建设,一方面为各二级单位采购部门提供高效便捷的在线办理采购事务的通道,一方面为招标采购管理部门提供了方便实用的移动管理平台。

对于各二级单位采购部门而言,系统功能应包括通知公告、办事流程、项目申报、状态查询、验收申请、统计报表等。通过通知公告采购部门人员能够及时获悉上级单位招标采购方面的一些重要信息,如培训通知、政策文件等;办事流程能够为采购部门人员提供指引,帮助他们熟悉各类采购项目的实施流程,节约时间成本,提高工作效率;项目申报支持采购计划在线申请,相关职能部门通过移动终端就能够完成审批,避免线下找不到人的麻烦,能够极大地提高审批效率;项目申请提交后,通过状态查询可以实时查看和追踪项目执行进度,从而分清各参与人员的责任;项目如具备验收条件,通过验收申请可及时通知相关部门组织验收;统计报表能够根据实施时间、类别、经费名称等进行部门项目的查询统计,并根据需要生成各类报表供决策之用。

对于招标采购管理部门而言,系统功能应包括在线审批、信息发布、开评标管理、专家抽取、结果公告、合同审核、电子档案、统计报表等。通过在线审批能够及时处理各二级单位采购部门的采购申请,不符合采购要求的退回修改,符合要求的进入采购实施阶段;信息发布功能支持采购公告的在线发布,并能够同时推送到集团官网及相关权威平台;通过开评标管理可以将开标和评标过程中的相关信息录入系统,便于后期查询统计和存档;专家抽取功能支持评标专家的在线抽取,输入评标时间和地点以及专家类别后,系统将自动抽取并进行语音和短信通知;结果公告与信息发布类似,评审结束后通过该功能将结果发布到相关平台;合同草稿拟好后,通过合同审核功能将其发送到审计部门进行审核,提高审核的效率;项目实施完成后,通过电子档案功能可以实现一键归档,并支持打包后直接下载。

2平台架构组成

2.1平台架构概述

采购公告发布前,招标项目经理在企业公司电子商务平台上发布“投标文件智能生成工具”和批次结构化信息模板;标书制作阶段,投标人下载“投标文件智能生成工具”,导入结构化信息模板,按照工具目录树逐行上传须提交的证明材料,一键生成结构化标准化的投标文件,使投标人能够快捷、准确、规范制作出结构清晰的电子投标文件;评审阶段,专家根据投标文件的结构化目录树和超链接,快速、精确地查阅评审要点信息,提高评审质量和效率。

2.2标书二维码自动接收工具

开发二维码自动接收标书工具,投标人一次性递交多份投标文件,接收人员批量扫描投标文件的二维码信息,系统自动进行统计,一键生成标书递交信息表;投標人使用一次性在电子屏上完成电子签名,系统一键导出带有签字和时间信息的纸质登记表;使投标文件接收过程更加有序高效,极大缩短投标文件的接收时间。

2.3线上全流程评审

非招标采购管理平台的上线,实现了非招标采购的线上全流程评审:初评阶段,系统对“保证金不足”“报价超限”“税率违法”等情况进行快速清标-专家在线填写澄清否决-评委会在线审核-一键在线提交至详评;详评阶段,专家在线进行详评打分-系统自动提示异常打分情况-评委会在线审核-一键提交打分;评审结束后,可一键导出所有评审报表;评审过程资料实现自动保存,采购项目可随时调阅。非招标采购的线上全流程评审,代替了以往低效、烦琐的手工操作方式,实现评审流程“大数据”自动记录、永久追溯,提升了采购数据准确性和采购操作合规性。

3基于网络管理的招标采购优化对策

3.1完善电子化招标采购的法律环境

网络管理的招标采购的实施必须确保符合相关法律法规,但是现如今,我国网络管理的招标采购法律法规还不够完善,因此,为了促进该项采购方式的发展和进步,必须完善与之相对应的法律法规,这样才能赋予网络管理平台招标采购的合法性,明确规定网络管理平台招标采购中各类型电子文件的时间效应,对电子招标采购的信息准入机制加强规范和管理。

3.2加强信息共享,加强各部门之间的协调配合

电子化招标采购模式的本质是通过应用互联网技术,实现招标采购无纸化,而无纸化操作的基拙是信息共享机制。在网络管理信息平台的建设过程中,各个部门必须加强沟通和配合,这样才能全面了解相关信息,确保电子化招标采购的公平公正,避免在招标采购过程中出现不公平竞争的问题。

3.3再造业务流程,确保电子化采购的安全性

为了有效提高电子化采购的安全性,应该结合网络管理平台电子化招标采购的实际要求,对采购工作流程进行优化,具体而言,应该做到以下几点:合理利用计算机技术以及网络化技术,建立并完善网络平台,然后再建立管理平台的系统后台,具体需要包括用户验证、信息发布等应用系统模块,然后再建立并完善页界面采购方式。

结束语:非招标采购管理平台架构可适用于所有线下招标采购项目,如非招标采购、电商化采购、集体企业采购、授权采购等,便于在煤化工系统和大型央企进行推广。

参考文献:

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