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加强油田企业物资采购管理工作的探讨

所属栏目:采购管理论文 发布日期:2021-04-06 15:52:35 论文作者:佚名

摘要:物资供应是油田企业重要的经营管理活动之一,物资采购又是物资供应最重要的环节,物资采购工作直接影响整个物资供应链。本文分析了当前油田企业物资采购存在的主要问题;最后提出了促进油田企业物资合理采购的有效措施,希望可以为物资采购工作提供一些有意义的参考意见。

关键词:油田企业;物资采购;问题;对策

油田企业是为国家勘探开发油气资源大型甚至是特大型能源企业,油田企业在油气勘探开发各项生产经营管理活动中需要消耗大量生产物资,所以有效的物资采购和供应工作不仅对保障油田企业各项生产经营管理活动正常运行有重要作用,而且对降低油田企业生产经营成本,提高经济效益也有非常重要的意义。随着油田企业油气勘探开发向纵深发展,企业生产经营管理成本越来越高,盈利空间越来越窄,向管理要效益也成为现代企业管理的客观要求。物资供应作为油田企业一个重要业务,能否为企业各项生产经营管理活动提供高效的物资供应,降低企业生产成本等就显得越来越重要,下面,笔者就如何加强油田企业物资采购管理工作这方面的问题做一些浅显的探讨。

一、油田企业物资采购的基本概述

1.油田企业物资采购的基本流程

油田企业属于国有特大型企业,即使在市场经济体制下,企业拥有一定的自主权,虽然企业物资采购手段和渠道也不再是单一的集中式管理模式,但油田企业物资采购和供应还是采用以集中式为主的管理模式,作为为油田企业物资采购和供应为主业的物资供应部门,其物资采购和供应的基本流程是:第一步,根据企业生产经营管理活动对物资的需要,科学合理地制定物资采购计划;第二步,根据物资需求计划,对物资供应市场开展市场调研,初步挑选几家合适的物资供应商;第三步,提供物资采购招投标或者竞价谈判的方式,确定物资供应商,与其签订物资采购合同;第四步,物资采购回来以后,对其进行验收入库;第五步,对验收入库的物资进行有效的库存管理;第六步,按照生产单位对物资需求,对这些单位进行物资供应;第七步,对生产单位物资使用信息进行跟踪,并做好信息反馈工作。油田企业物资采购和供应工作是一项综合性较强的经营管理活动。

2.加强物资采购管理工作的重要意义

在油田企业物资供应链的管理过程中,其中最关键的环节就是物资采购,加强对物资采购的管理,对保证物资的质量和降低物资的供应成本都会起到非常重要的作用,其中最重要的意义,综合起来主要体现在以下两个方面:

一是有利于发挥物资供应链的最大效能。加强物资采购环节的管理,首先,可以有效降低物资供应成本。根据大数据统计,一般物资采购成本占到整个物资供应成本的50%-70%左右,如果能夠有效加强物资采购环节的管理,特别是能够选择合适的供应商,就会使物资成本有可能降低 7%-10%左右;其二,可以有效提高供应物资的质量。供应物资产品质量是物资供应企业的生命,物资采购环节对供应物资质量的好坏起到决定性的作用,因为在物资采购环节,可以通过挑选合适的物资供应商,让其提供契合度更高的产品,从而有效保证供应物资的质量;其三,可以有效提升供应物资的效率。在“零库存”物资供应管理理念之下,越来越重视供应物资的流转速度。有效的物资采购管理,可以大大缩短采购和交货时间,这样就可以大大减少物资的库存,降低物资的过度积压,提升供应物资资金的使用效益。

二是有利于提升物资供应企业的核心竞争力。物资采购最重要的工作就是与供应商打交道,现在越来越多的物资供应企业,会把一部分比较稳定且有一定实力长期合作的物资供应商,纳入自己的战略合作伙伴,物资采购企业与供应商密切合作,能够有效提高自己的核心竞争力,这是因为:首先,物资采购企业与供应商之间不再是简单的“买卖”关系,而是相互依赖、互利互惠共存关系,这种互利互惠关系有利于双方实现增值;其二,能够提升企业的竞争水平。现代企业的竞争表面上的产品的竞争,实质上是对市场和客户的竞争,作为一个有价值的物资供应企业,基本上都会有自己有竞争力的核心商品或核心业务,物资采购企业通过购买这些有竞争力的核心商品或核心业务,从而提升自己的竞争水平;其三,促进新产品研发。有时候物资采购企业会要求与长期合作的供应商,研发一些自己需要的商品,物资采购企业甚至会参与新产品的研发和试用,这无疑可以提升物资采购企业对新产品的研发和对新产品垄断能力。

二、当前油田企业物资采购存在的主要问题

1.物资集中采购归口管理制度尚待完善

我国绝大部分油田企业都成立于计划经济年度,在计划经济时期,物资采购比较集中,随着市场经济的深入,很多油田企业将部分物资的采购权下放到每个物资使用单位自行采购,相比计划经济时期,油田企业内部使用物资分散自由采购的情况是一个比较普遍的现象。虽然将部分物资的采购权下放到每个单位自行采购,能够在较短时间内采购到满足自己所需的物资,也可以减少物资供应企业物资库存,但是这种自行采购模式也存在一些弊端:一是分散式自行采购相比集中采购模式而言,在物资采购过程中,对其采购行为缺乏有效的约束机制,在具体操作过程中缺乏规范性,内部监督不到位,外部监督缺失,比较容易发生人情交易的情况,易滋生腐败问题;二是物资采购成本增高。每个物资使用单位自行采购,就难以形成批量效应,物资供应商在物资价格上就不会作最大限度的让步,从而无法产生规模效益。

2.物资采购的途径和方式手段有待创新

随着科学技术的不断进步和管理手段的创新,创新了商品营销的思想观念,这也给油田企业物资采购途径和方式手段的创新创造了条件,基于物资供应商销售商品途径的多样化,这给物资采购商挑选的机会也越来越多。但是油田企业还是比较习惯于采用像招投标以及订货会等这些传统的物资采购方法采购供应物资,而对于像电子商务这些新型商品购销模式,则运用的比较少,其主要原因是由于虚拟市场的产生,导致一些低劣产品甚至不合格或者假冒的商品进入市场,在鱼目混珠、商品繁杂的自由市场中,在电子商务还没有广泛应用于像油田企业这些大型国有企业的时候,过度依赖市场自由采购方法去采购物资是不可取的,这样很容易采购到假冒伪劣商品,所以物资采购企业为了稳妥起见,不愿意冒风险去创新新型的物资采购模式,而是采用稳定性较强的传统的物资采购途径。

3.物资采购的监督制约机制有待完善

目前油田企业物资供应部门在物资采购计划审批或者在接到采购命令之后,就基本上按照物资采购的基本程序进行采购。在整个物资供应链中,物资采购环节相比物资库存和供应环节而言,如果操作不透明,监管不到位甚至监督制约机制不健全,很容易出现漏洞,滋生腐败现象。物资采购是一个高风险领域,在这个环节出问题的风险非常高,主要原因就是因为对物资采购权缺乏有效的监管和限制,虽然在物资供应企业专门设立了监督部门,但由于监督制约机制和体系不够完善、对物资采购监督制约流于形式甚至采购部门与监督部门相互串通等原因,这在物资采购过程中,很容易产生暗箱操作的行为,购买物资的价格、质量和资金流向就得不到真正意义上的监督,导致在采购主管环节出现吃回扣、以次充好等问题时有发生。

4.物资采购人员工作责任心还有待增强

在很多人的思想观念里,总觉得物资供应业务技术含量要求并不是很高,一般的工作人员都可以胜任此项工作,其实这种认识存在一定的片面性,要真正把物资供应这项工作做好,不仅要求相关的业务人员具备一定的专业素质,而且还需要有很强的责任心。目前,油田企业在物资供应部门的从业人员,绝大部分是一些在上个世纪从技校毕业的一些年龄偏大的老职工,队伍的现状是职工年龄偏大、专业知识不足、综合素质不够、工作责任感不强。有部分员工没有真正将物资供应当自己的事业去做,觉得自己收入也不高,也无需承担什么责任,工作积极主动性不高,责任心不强,认为只有自己坐得正、行得稳就行,至于其它方面就不闻不问,存在多一事不如少一事的的思想;也有少部分人员,在市场经济环境里,难以抵挡经济利益的诱惑,只要有空子就想往里钻,导致物资出现以次充好、跑冒滴漏、缺斤少两等等现象是屡见不鲜。

当然,当前油田企业物资采购存在的问题远远不止以上这几个方面,还存在例如管理层级多、效率较低、采购计划编制缺乏科学性、对供应商的评价和管理不到位等诸多方面的问题,这些在这里就不做一一详细阐述。

三、提升油田企业物资采购工作的几点建议

1.科学性准确地编制物资需求计划

物资采购最基础的工作就是编制物资需求计划,科学和合理地编制物资需求计划方案是做好油田企业物资采购工作的前提和基础。要科学和合理地编制物资需求计划方案:首先,要对油田企业生产经营管理活动,进行全面了解,特别是要对一些常用物资的消耗和需求数量以及时间要有一个较为精准的认识,进而有效做好常用物资的采购和储备工作。其次,要及时获得各生产单位对非常用物资的需求计划,这样采购部门就可以及时根据物资需求企业的生产经营管理活动的实际运行情况,能够比较准确了解物资需求企业对物资消耗情况和需求变化,及时做好采购工作。再就是,通过建立健全的监督机制对物资采购计划编制工作的科学和合理性进行评价和监督,从而提高物资采购计划编制工作的责任意识,甚至直接将物资采购计划编制工作的责任具体落实到个人,这样可以降低物资采购计划编制工作的随意性,从而减少物資盲目采购的现象。

2.对大众物资尽量运用集中模式采购

物资供应企业作为物资采购和供应的专业部门,其采购物资的专业能力和采购经验都要比一般生产单位要强。虽然油田企业将部分物资的采购权下放到每个物资使用单位进行自行采购,但对一些常用的大众化物资还是尽量运用集中模式采购,这一方面可以形成规模经济效益,降低物资购买价格,另一方面,可以发挥物资供应企业的专业优势,采购性价比更高的物资。在对物资实施集中采购工作时:一是要结合各生产单位在具体生产经营管理活动对消耗物资的具体需求,以及生产作业所处的位置和供应站的设立等具体情况,科学合理制定有效的物资采购方案;二是结合生产企业对所需物资的流转效率、物资供应商等多方面的综合因素认真考虑物资采购方案的组织实施;三是对各生产单位所需物资的规格、型号、技术指标和数量等进行集中统一登记记录和汇总,根据物资需求情况选择最佳的物资供货商;四是结合采购物资的实际使用情况、物资采购进度等与供应商签订采购合同。

3.整合物资采购流程提升工作效率

集中采购物资的管理模式有很多优势,但也存在一些难以克服的不足,其中之一就是,采用物资集中采购模式采购效率不高的问题,导致集中采购效率不高的原因主要是因为采用物资集中采购模式流程较为复杂、审批程序较多,例如:在采用集中采购物资时,常常需要花费大量的时间和精力等去申请物资采购项目和所需费用的审批。所以要缩短集中采购的时间、提升采购效率,最重要的一点就是要整合物资采购工作流程,简化一些没有必要的管理流程,压缩流程时间。设计管控结合、简洁高效的物资采购流程是提高物资采购效率的有效保障,精简一些存在意义不大的管理部门,简化审批流程,这样能够有效缩减时间。还有就是,对于一些专业性、专属性强的物资,适当加大自购权;建立健全供应商诚信管理制度,对不合格供应商纳入“黑名单”;建立出台“快处快采”管理机制,简化物资采购后续处理程序;以公示简化审批,以抽查加强监管,一旦在抽查发现问题就采购严格管理等等这些手段都可以提升采购工作效率。

4.进一步规范物资采购管理机制

物资采购作为油田企业生产经营管理活动的一项重要业务,经过几十年的优化,应该说是建立了比较健全的管理机制,但环境在发展变化、技术在进步、要求在改变,现在物资采购过程中,经常出现的例如招投标存在暗箱操作、采购物资出现质量问题、临时急性采购偏多、存在各种腐败现象等等,说明现有的一些物资采购管理模式和管理机制还是需要进一步健全完善的。首先,油田企业必须要紧跟形势的变化,结合企业在生产经营管理活动的实际情况,建立和健全物资采购管理机制,规范在物资采购中的行为,减少管理漏洞,提升物资采购效能。探索组建物资采购领导团队,专门负责一些生产所需重要物资的采购工作。要重视对物资采购过程中监督制约机制的建立,要有独立性较强的监督工作岗位,对采购人员的采购行为进行监督和制约,实现规范化的物资采购工作。此外,还要重视对队伍建设,不仅要加强对采购人员专业技术提升建设,还要加强职业道德方面的建设,提升他们的综合素质。

四、结语

总之,物资供应关乎到油田企业的总体运营,为了保证油田企业各项生产经营管理活动能够有效运行,就需要加强物资采购的管理工作,在保证采购物资质量的前提下,尽量降低物资的采购成本,只有这样才能够更好地促进油田企业健康有序发展。

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