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档案管理与服务创新论文(共两篇)

所属栏目:档案管理论文 发布日期:2019-01-24 19:12:02 论文作者:佚名

档案管理与服务创新论文一

论文题目:信息化条件下的档案管理与服务创新

摘要:随着信息时代的发展,我国公民的生活质量得到了提升,想要满足社会发展的客观要求,就要结合当前具有的信息化条件来进行创新服务,实现档案管理工作的顺利开展。随着我国档案事业的创新性发展,其能够促进国民经济的发展,是我国经济建设中的中重要组成内容,让人们充分认识到信息化推进的重要作用。因此,需要建立信息化管理模式,做好服务内容的创新,全面提高我国档案管理效率。本文就如何确保档案管理工作的创新性开展,实现社会战略性改革的发展目标进行了深入探讨,希望能作为信息化发展条件下档案管理工作开展的参考。

关键词:信息化条件 档案管理 服务创新 发展

近几年社会经济的高速发展,让网络技术得到了创新和优化,信息化管理成为了各个领域发展过程中不可或缺的重要内容,因此,得到了社会各界的关注。档案管理工作的开展只有建立在做好信息化应用的基础上,才能够更好地实现服务质量的提升。我国档案管理工作开展的过程中存在着很多问题,为了更好地落实这一发展要求,需要全面提高相关管理人员的创新意识,促进我国档案事业的快速发展,实现档案管理水平的提升。

1 信息化档案管理的优势

1.1电子文件管理问题

信息化条件下的档案建立大多数是以电子文件的形式呈现的,这种文件形式主要是通过数字化方式来进行记录的文件,从电子文件的本质上来看,其与传统的纸质文件存在着明显的差异性,因此管理形式也需要进行改变,档案管理过程中需要给予足够的重视,更好地适应信息化发展为行业形式所带来的变化,满足社会发展的客观要求。实现由传统的模拟形式向着数字化进行转变,在信息化档案管理的进程中需要解决三个问题:一是电子文件具有一定的复杂性,这一特性主要体现在编码格式、载体材料和读写方法上,这也让电子文件的保存面临着很大的风险;二是电子文件所具有的法律效力问题,数字化信息的真实性存在着风险,想要实现对管理方式的创新,需要结合获取到的信息内容来实现可行性的要求;同时数字化信息的档案建立主要通过编码形式来形成的,所以人们在进行信息处理、传输的过程中,需要完成数字化信息存储的根本目标。为了实现这一要求就要充分运用好信息技术设备来进行编码处理,数字化信息的发展,主要是依赖源数据内容的整理,结合数据的具体格式,通过软件、硬件设施进行系统化地处理,实现存储和显现的双重要求。

1.2电子文件管理措施

为了实现电子文件数字化信息内容的真实性,能够长期进行保存,随时通过网络的便利性进行查询,在管理工作开展的过程中,做到以下几个层面:首先需要結合当前的相关法规规定来对电子文件的格式和类型进行合理的划分,并且在这一过程中要尽可能地选择一些便于通行的文件格式,能够从根本上降低格式种类的复杂性,全面提高电子文件保存时长。相关管理人员要做好对电子文件系统的规范化管理,对整个流程进行合理化控制,并以此作为依据提高电子文件应用的真实性,建立系统化的数据管理形式。全面提高电子材料的使用寿命是完成电子文件管理、存储、传递的基础性要求,结合信息化应用的软硬件环境来对数字化的信息内容进行备份。电子文件的主要载体是光盘,光盘具有记录密度高,信息存储量大的特点,能够实现非接触式的记录,数据传输的效率高,存取和阅读的速度快,文件内容更具有安全性,保存好的文档不会被修改,但是要应用这种储存形式就要建立优秀的管理机制。

2 数字化信息的档案化发展

2.1数字化信息具有复杂多样的特点

数字化信息要使其向着档案化发展,大多数都是处在随机的状态下,有很多数据会在业务数据库中不断地积累,企业在运用信息系统时,会不定期地进行清理,这些数据也会遭到销毁,还有一些企业工作人员会将这些数据迁移到临时载体上。为了保证数据的管理有效化,需要建立合理的管理系统,落实新的管理原则。

2.2数字化信息档案化问题的成因

和传统的文件管理形式相比,数字化信息的出现能够大大节省工作人员的数据收集时间,近几年在我国不同发展领域的应用,人们已经逐渐习惯了新型数字化信息管理的方式,但还存在很多管理人员受到纸质文件档案化管理体系的影响,会在完成业务时,将重要的文件进行归档,并通过科学技术来将其输入到档案系统中,为以后相关工作的查考提供依据。数字化信息的不同之处就在于其不能直接地纳入到传统的业务流程中,一旦业务流程因信息化建设的影响出现变化时,可能会造成电子文件缺失的问题。非文本型数据是信息化发展过程中逐渐衍生出来的一种数据形式,电子文件的数量会随着相关机构的发展变得越来越多,但档案机构在进行档案管理工作的过程中更加注重对文本型文件的收集和整理,一些非文本型数据会受到忽视,并且没有档案化管理的标准。这些数据从严格意义上来讲属于业务系统的重要资源,能够完成支撑起机构业务的运行,因此,对数据的管理工作实施迫在眉睫。网络信息化发展让档案文件的类型变得更加多样化,其中网页文件是伴随着互联网的普及而产生的,具有数量众多的特点,但网页文件的具体内容会存在较高的重复率,档案化管理变得十分困难,基于当前的发展情况,需要采取相关的措施来对档案漏洞进行弥补。

3 通过网络开展档案管理服务工作

随着各个企业互联网档案管理体系的建立,档案部门需要通过对单位网站的运用来自主进行网页的制作,更好地进行上网数据的收集,了解企业发展的相关信息和数据,同时帮助档案管理系统管理中的服务内容与单位网站进行互联,以此来全面实现档案信息的检索工作,提高用户服务质量。当前我国的很多企业单位都建立了档案馆来进行互联网网上服务的开展,随着长期的社会实践现已成为档案服务工作开展的重要形式,为了更好地适应管理要求,需要相关工作者将网站的客观要求作为基础,实现档案资源数据库的建设。在网站构成的过程中还需要全面加强电子文件的管理工作,让档案信息资源能够向着数字化发展,档案管理的相关服务信息来进行网络化的运用,以此作为实现档案管理自动化发展的根本目的,同时需要健全档案信息管理的相关法律法规。

4 建立数字档案管理系统

为了落实数字化的档案创新化管理要求,需要建立档案馆,档案馆的工作要与企业的信息管理部门进行密切的合作,以此作为电子档案数据管理工作开展的重要内容。想要实现工作的顺利开展需要将工作中心放在档案馆的建立和完善上,这也是为信息资源库内容的充实和发展提供助力。电子档案数据管理中心主要的工作内容是对管理网站中积累的电子文件进行分类归档,并能够通过网站平台来打破原有的内容限制性,让一些非保密类的电子文件能够更好地进行查询,通过不同服务形式来满足电子文件资源共享的客观要求。同时企业还能够利用电子档案的数据管理系统来进行在线录入,实时传输电子文件,系统自动判别数据的类型,同时还能够在数据库数据整理的过程中自动进行重复标注,系统能够自动识别接收的电子文件类型,这种自动化的信息档案管理系统的建立能够充分节约电子文件的存储空间,减少网络带宽占用率。通过电子档案的实时采集来实现传统档案的数字化发展,全面提高系统的检索速度,便于系统内容的查询。

5 电子文件自动化管理机制

数字化信息具有收集困难的特点,想要将这些复杂的数据制定成电子文件更难,相关工作者在经过长时间的经验积累所总结出来的经验是,想要全面提高管理质量就需要改变传统的电子文件收集形式,制定合理的解决方案来对管理内容进行优化,档案管理受数据复杂化的影响,想要通过计算机的应用来实现档案数字化信息的深入开展就需要人们有效地解决其与人们的档案内容需求之间的矛盾。电子文件数据收集困难的问题之所以会影响到档案工作的稳定开展,成为档案工作现代化发展和信息化建设的拦路虎,是因为人们对档案管理工作提出了更高要求,同时还需要享受到具有创新意识的服务,现已逐漸发展为档案管理部门亟待解决的重要问题。

因此,相关工作人员需要明确信息电子文件和传统纸质档案管理之间存在的区别,很多电子文件的使用都是通过下载和上传两个步骤来完成的,所以各单位需要结合这一特点建立相关规章制度,培养管理人员的岗位意识,对整个数据使用流程进行全方位监督,有效进行具体内容的控制和管理,保证电子文件的真实性,避免出现电子文件因技术要求和运作管理形式改变等原因出现文件丢失和泄密的问题。与此同时,档案管理部门需要进行工作模式的创新优化,能够直接在网页构成的过程中提供一个专属于电子文件上传的自动化工作窗口,保证能够在第一时间满足群众的查询需求,并且将重要的文件信息进行收集,通过档案馆(室)服务器终端操作进行文件归档。

6 结束语

信息化系统的建立,逐渐成为了组织业务运行过程中的基础要求,需要通过信息化管理平台来为我国政府、企业的信息管理工作提供基础支撑,从档案管理的现实需求来看,组织平台正在发生变化,因此,我们需要结合数字化概念的具体应用对工作内容提出新的发展问题,相关管理人员同样需要进行深入思考。随着互联网技术的发展和普及应用,信息服务的内容也开始向着更高层次迈进,使其内容变得更趋于专业化,从原有的现场服务转变为新时代下的网络服务模式,让档案信息服务变得更加具有开放性,能够切实满足社会信息化发展的客观要求。

参考文献:

[1] 李震。信息化条件下如何进一步改进档案管理工作[J].中国国际财经(中英文),2018(2):272.

[2] 董加鑫。信息化条件下的档案管理与服务创新[J].管理观察,2018(5):77- 78.

[3] 刘莎。简析信息化条件下的档案管理与服务创新[J].办公室业务,2016(24):83.

[4] 章莉。信息环境下档案管理工作创新策略[J].城建档案,2017(1):58- 59.

[5] 邵文宁。创新档案管理理念 实现档案管理信息化[J].办公室业务,2017(1):77.

[6] 李福来。信息化条件下的档案管理与服务创新探析[J].才智,2017(16):247.


档案管理与服务创新论文二

论文题目:提高档案管理科学水平的路径选择研究

摘要:随着社会经济的发展,科学技术的不断加强,信息时代和网络时代,越来越受到人们的广泛关注,对于档案信息方面,它对于提高国家文化软实力有很大的帮助,同时,在档案管理方面,也受到很多的挑战。档案管理要顺应信息时代发展的潮流,档案管理要科学化、规范化、标准化,从而达到国家的标准化要求。提高档案管理水平有助于促进档案信息大完整,促进信息的细致严谨。同时,还能够使档案信息的重要性深入人心。本位主要针对如何提高档案管理科学水平的路径选择进行了主要的探究。

关键词:档案管理科学水平;路径选择;

人们越来越广泛关注网络的发展,档案信息也同样受到网络的影响。网络沟通越来越密切,档案信息交流也同样应该在档案管理中得到响应。也为了能够更好的促进档案信息的管理水平,促进档案管理水平科学化,规范化发展,我们应该根据实际情况进行相应的调整,提升管理水平,制定相应的计划和要求,促进工作人员积极性的提升。本文对提高档案管理科学水平路径选择进行了主要的探究。

一、提高档案管理科学水平的意义

提高档案管理科学水平是由科学理论进行指导,利用的是科学的方法进行管理,推动档案信息科学化规范化发展。档案信息涉及的范围比较广泛,目前,各个单位企业当中,档案信息占据重要内容。档案信息服务于社会各个方面,社会的需求也越来越大。

1.1有利于提升国家文化软实力

一个国家,文化体现民族的凝聚力和创造力,并且还是综合竞争力的重要表现。档案记录的信息比较全面,很多的历史信息都有所记录,是一种精神文化财富,有助于推动社会主义文化大发展大繁荣。并且,档案对于历史的记录是原始生活的真实展现,相应的与其他的历史信息来源作为比较,档案记录更具有说服力。并且。档案信息涉及的范围全面化,涉及到经济、政治、文化等等,推动社会主义文化大繁荣。

1.2有助于顺应信息时代发展潮流

随着信息时代的发展,我国互联网的应用越来越广泛,使用人数越来越多。现代科学技术的广泛应用,对于档案信息管理的渠道和样式都有了很大的影响,促进了档案信息管理的变革,档案信息管理的趋势越来越系统化,网络化方向发展。

1.3有利于促进档案工作顺利发展

经过我们长时间的努力,档案信息工作有了更好的发展,档案管理工作也日渐完善。范围也越来越大,由小到大,技术逐渐全新化。但是,在新形势下,档案管理工作仍旧面临许多的困难。举例说明,档案管理工作人员的素质还有待提高,虽然在改革过程当中档案管理工作有了一个稳定的团队,但是档案管理工作仍旧停留,在抓档案的过程当中,档案管理工作按照步驟要求工作的比较多,创新思维工作人员相对比较少。其次是信息化水平比较落后,档案信息的管理水平比较趋向于传统管理,与现代化相差比较大。并且,网络安全管理也存在很多漏洞,需要我们解决。最后说的是档案管理制度不够完善,档案管理标准化,规范化还没有真正的落实起来,没有真正的运行到管理体系中,没有统一的标准,并且还没有真正的意识到工作的重要性,对于责任意识并不强烈,积极性不高。许多的档案信息卷宗还没有建立完整的系统性,混乱,还有的档案号混乱甚至缺失。

二、提高档案信息管理水平的几点建议

提高档案信息管理科学水平,我们就要严格的规范档案信息管理制度,是制度更加科学化、规范化。并且还要调动工作人员的积极性,顺应时代的潮流发展,引进先进的科学技术。努力探索研究出符合要求的档案信息管理路径,从而促进档案信息管理良好发展。

2.1制定一个良好的定位目标

这个定位目标就是服务体系,为政府、社会和全体人民提供相应的服务。从中我们可以看出档案信息,对于国家以及单位以及到个人都有极其重要的作用。档案管理工作人员要用科学发展的眼光来对档案工作进行管理,还要顺应党和时代的要求,发现新时代发展的变化,同时也要根据时代的要求进行相应的改革和创新。

2.2推动科学发展观念深入人心

科学化管理水平是提高档案管理工作的重要内容,我们要不断地进行改革和完善,转变不符合科学发展的理念。着力的解决与科学发展不相符合的问题。

2.3制定完善的制度体系

加强制度建设,提高档案管理科学化水平。国家要完善相应的法律法规,推动工作的创新发展,促进科学化管理水平提高。党和政府要将提高档案管理科学化水平纳入到社会经济发展的需要,并且还要推行干部考核制度,从而对其进行监督和管理。对于一个单位机构而言,我们要根据自身的实际情况制定相应的制度,落实工作责任制度,从而调动工作人员的积极性,并且对于专业的人员进行培养,进行责任赏罚分明制度,对于工作态度认真的,我们要进行奖励,反之进行惩罚。

2.4全面提高工作人员的整体综合素质

档案管理工作对于管理人员的专业知识素养要求比较高,并且在技术方面的要求也很强。为此我们要建立一支专业的管理团队,对团队要进行专业的培养,同时也要对技术进行相应的培训,提高责任工作制度。我们还要引进专业技术人才,对管理人员进行相应的培训。从而达到档案管理工作水平的要求。

结束语:

综上所述,我们可以很容易地看出档案管理工作对社会和人民都有很多的作用。我们要制定符合社会和人们需求的制度,进行科学化,规范化管理,从而提升管理水平。我们还要对相应的工作人员进行培训,进行专业的指导和交流。提升工作人员的综合素质,调动工作人员的积极性,对于工作态度积极的进行奖励,工作不积极的要进行惩罚。我们要做的就是努力学习文化知识,提升专业技能,从而为其奉献自己一份力量。

参考文献:

[1]于淼。关于提高档案管理科学化水平途径的分析。2015.

[2]叶红利。提升档案管理科学化水平的途径。2016.

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