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油田档案信息化数据运行管理的技术

所属栏目:档案管理论文 发布日期:2019-03-13 10:25:10 论文作者:佚名

[摘 要] 在信息时代,信息技术已经渗透到各行各业,为提升工作效率和管理质量发挥了重要作用。油田企业在开展档案管理工作时,将传统纸质档案转变为电子档案,通过信息化数据运行管理技术,减轻了档案管理工作压力,为更好地挖掘档案的潜在利用价值也提供了技术支持。文章首先概述了现阶段油田企业实施信息化数据运行管理的价值,随后分别从健全管理制度、加强人才培养等方面,提出了档案信息化数据运行管理的具体策略。

[关键词] 油田企业;档案管理;信息化;技术要点

0 引 言

石油企业档案资料经过长期的积累,以其自身的独特价值,已经成为石油企业资源的重要组成部分,因此,档案信息数字化建设越来越受到石油企业的重视。随着油田档案信息化、数字化程度的不断提高,档案信息在生产建设中发挥的作用将越来越突出,如何进行日常科学、有效的运行管理自然也就是我们应该研究的问题。

1 油田企业开展档案信息化数据运行管理的必要性

1.1 企业实现现代化管理的有效途径

油田企业档案管理工作信息化,对于提高油田企业的现代化管理程度具有非常重要的作用。在当前经济环境下,提高油田企业的现代化管理水平,加快其现代化进程已经成为一种共识。在此过程中,油田生产设备的技术含量飞速提升、管理模式日益更新,但是以传统人工方式为主的档案管理模式,与当前的油田企业现代化进程严重不符,在一定程度上制约了其现代化管理的进程。为了成功解决这一问题,有效提高油田档案管理工作的效率,信息化管理模式的引入是其必然选择。唯有如此,才能让油田档案管理工作与企业现代化管理进程的脚步一致,才能满足企业发展的需要。

1.2 有利于协调各部门工作的开展

油田企业档案信息化管理工作是整个档案集成管理的基础,只有在信息化管理的平台上,将档案数据中的文字、图像等重要信息在短时间内进行汇总整理,同时让企业各部门在这一平台上,进行有效的沟通和协调,提高企业的工作效率和整体运营水平。此外,档案管理工作的信息化,还让其管理工作人员从传统的管理模式中解脱出来,不仅有效地提高了工作效率、减少了人力的浪费,同时降低了人工作业的出错率,保证了其工作的高质量、高效率。

2 现阶段油田企业档案数据化运行管理面临的问题

2.1 档案管理队伍的信息素养不高

虽然信息设备和信息技术的广泛使用,为油田企业的档案管理带来了诸多便利,但是这些设备归根到底还是要由人来操作。因此,档案管理队伍的信息素养的高低,就成为决定信息化数据运行管理技术应用优势的核心要素。一直以来,油田企业人力资源管理的重点都是放在油田开采、技术创新等方面,而对于档案管理人才队伍的建设则缺乏足够的重视。部分档案管理人员甚至是从其他部门借调过来,没有接受专业培训。由于专业水平和信息素养不高,即便是油田企业采购了信息设备,由于档案管理人员不能熟练操作,也会影响档案信息化数据运行管理的工作成效。

2.2 信息化管理的软硬件设备不完善

油田档案信息化管理工作的开展,离不开完善的信息系统。在信息化管理系统建设初期,需要油田企业投入专项资金,确保基础建设工作的开展,包括计算机设备的采购、安装,以及后期的运行维护和定期更新升级等。许多油田企业缺乏长远发展目光,只在前期投入资金建设了档案信息化管理系统,后期没有持续性的投入。一些硬件设备出现故障后没有及时得到更换,一些软件系统没有定期进行更新。这样一来,不仅信息化数据运行管理平台的使用价值大打折扣,而且容易影响油田档案资料的安全,面临较大的损失隐患。

2.3 缺乏一套严格的档案信息化管理制度

随着油田企业业务的开展,档案资料的内容也逐渐增加,给档案管理工作带来了更高的难度。此外,对于油田企业的档案来说,不仅仅需要做好保存工作,而且要挖掘档案的潜在价值,为当前工作更高质量、更高效率地开展提供必要的借鉴。而这些工作的开展,都离不开一套完善的档案信息化管理制度。由于油田企业对于档案管理工作重视不足,配套的信息化管理制度也没有建立起来。有些企业即便是有档案信息化数据运行管理制度,在实际工作中没有严格执行,管理制度形同虚设,档案管理人员工作中存在较大的随意性。

3 油田档案信息化数据运行管理的基本原则

3.1 高效性

在油田企业的日常运营中,每天都会产生海量的信息,其中仍然具有利用、保存或借鉴价值的,被整理成档案,由专门的档案管理机构进行管理。信息化数据运行管理的原则之一,就是高效率地完成档案的收集、管理和利用等工作。例如,在档案收集方面,要利用大数据技术,将油田企业各部门产生的数据第一时间收集起来,避免出现珍贵数据丢失等问题。此外,部分档案仍然具有借鉴和利用价值,当油田企业某个部门需要这些档案时,档案管理部门还要尽快地进行档案查找,为各部门工作开展提供帮助。

3.2 安全性

在信息化数据运行管理工作中,大量的电子档案被保存到计算机中,虽然减少了建筑空间的占用面积,但是这些电子档案的安全性仍然面临潜在的风险。特别是对于一些涉及油田企业核心技术或商业机密的档案,容易成为竞争对手或不法分子窃取的对象。例如,黑客会恶意攻击存储电子档案的计算机或网络,达到窃取或损毁珍贵档案的目的。基于信息化数据运行的档案管理模式,仍然要关注电子档案的安全性问题,这也是关系到油田档案管理和利用的重要工作。

3.3 动态性

档案管理是一项动态性的工作,主要体现在两个方面:其一是档案的生成具有动态性的特点,油田档案的组成包括技术资料、日常文件等,经过简单筛选后,大多数都会作为档案进行留存。其二是档案的管理具有动态性的要求,管理人员需要根据油田企业工作需要,定期對这些档案进行销毁、更新或解密等处理。例如,一些档案具有保存时效,这些档案超过保存时效后,就需要按照相关要求销毁。还有一些加密档案,例如专利档案等,也有加密时效,一段时间后需要解密,对外公开。确保档案管理的动态性,对更好地发挥档案价值也有很大帮助。

4 油田企业信息化数据运行管理的技术要点

4.1 尽快建立健全档案信息化管理制度

油田档案信息化数据运行管理的专业性和复杂性,决定了必须要有一套完善的管理制度,来为各项工作的开展提供指导和参考。针对现阶段许多油田企业尚未建立起配套管理制度的现状,可以尝试从以下两方面,尽快建立起完善的信息化管理制度:其一是借鉴其他油田企业的成功经验,同时又要立足于自身实际情况,先进行模仿,再进行适应性修改,可以在短时间内建立起一套信息化管理制度;其二是要确保这些制度都能够得到落实和执行,发挥实际应用价值,为档案信息化数据运行管理的开展提供参考。

4.2 加强顶层设计,建立高素质管理队伍

油田档案信息化管理工作的开展,离不开一支高素质的管理队伍。油田企业的档案管理部门,既要做好人才引进工作,例如适当提高招聘门槛,要求应聘人员兼具理论知识和实践经验,从而在入职后能够尽快投入到档案信息化管理工作中。此外,又要建立起人才培养机制,对在职的档案管理人員,定期进行专业培训,特别是要掌握信息化数据运行管理技术,更好地为本职工作而服务。新形势下,油田企业对档案管理提出了更高要求,一支高素质的管理队伍,可以切实为档案管理效率的提升以及档案资料自身的安全提供人力支持。

4.3 多渠道为信息化数据运行管理提供物质保障

档案信息化数据运行管理需要油田企业持续性地投入一定的资金,油田企业应当注重为档案管理工作开展提供保障。除了要做好前期信息化管理系统的建设外,还要注意后期系统维护和定期进行设备更换等工作。特别是一些办公软件,使用一段时间后需要及时更新,这样才能最大化地发挥油田档案信息化数据运行管理的实际价值。此外,档案管理人员还要定期做好系统维护,这样也可以减少信息化数据运行管理系统的故障率,无形中降低了使用成本。

4.4 注重做好信息化数据的安全保密工作

对于油田企业来说,档案信息化数据运行管理中,如何确保档案资料的安全性与保密性,是现阶段需要考虑的重点问题。近年来,电子档案逐渐成为主流,随之而来的电子档案丢失、泄露等问题也频频出现。而油田档案直接关系到油田企业的商业机密,更需要做好安全保管。除了利用计算机自带的防火墙进行电子档案保护外,还要综合采取其他安全措施,例如要求档案管理人员养成良好作业习惯,禁止利用办公计算机下载文件,或是将个人U盘、移动设备连入企业计算机等。此外,定期对系统进行杀毒、升级杀毒软件,通过综合采取措施,确保电子档案的安全。

5 结 语

油田企业推行档案信息化数据运行管理,既是信息时代下的必然选择,也是不断提高档案管理效率,确保电子档案安全的客观要求。作为油田企业的档案管理人员,也要认识到新形势下的工作要求,并且通过不断学习,提高信息技术水平,严格遵循企业制定的档案管理制度,确保档案信息化数据运行管理工作能够保质保量的开展,为挖掘油田档案的潜在利用价值奠定扎实的基础。

主要参考文献

[1]王学军。与时俱进创新发展提升档案管理与服务水平--山东电力工程咨询院档案信息化建设侧记[J].山东档案,2016(1):13-14.

[2]陈峰。企业档案信息化的关键在于“化”--汽车制造业档案信息化研讨会侧记[J].上海档案,2010(8):20-21.

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