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电子档案管理与档案管理信息化建设

所属栏目:档案管理论文 发布日期:2020-02-16 17:37:30 论文作者:佚名

【摘要】本文对传统档案管理的不足之处进行了分析,同时阐述了档案管理信息化建设的现状,论述了档案管理信息化建设的新思路,对档案管理信息化建设过程中的电子档案数据化、归档流程梳理、档案室建设、资源共享和安全保障等方面提出了行之有效的建议措施,指出档案管理信息化建设能够促进信息档案与公共信息的衔接,发挥档案的最大价值,为全社会服务,促进档案事业向前发展。

【关键词】电子档案;档案管理;信息化建设

当前电子档案数据开始进入每个行业和工作空间,逐步成为主要的影响要素。大规模的电子档案应用预示着公司新的成长机会,决定了公司以后的成长途径。在信息化爆发式增长的新形式下,电子档案管理不断推进企业的发展,档案管理信息化建设在全社会各个领域快速成长起来。

一、传统档案的不足

档案管理信息化建设是指改变传统档案管理模式的过程。它是一个贯穿文件生命全周期的信息化建设,从头到尾,它存在于工作文件的各个领域。传统的档案管理信息化建设对提高管理效率、减少工作时间具有关键作用。然而,在信息化爆发式增长的时代背景下,传统的档案管理信息化建设尤其是组织的信息档案,只是提高了档案的工作效率,还节省了使用和保护物理文件的时间,而使用文件价值还没有得到有效利用。

二、档案管理信息化建设的现状

现代企业办公自动化的产生和无纸化办公的发展,对档案管理信息化建设产生了巨大的影响。它就像草稿文件存储在计算机和网络上,这种方法与纸文件存储方式有很大的区别。

这一变化表明,档案管理信息化建设将面临更多风格的磁盘文件阅读器。大多数人发现与信息相关的内容可能与存储的文件有不同的方式。档案管理信息化建设有责任使这些资料系统化,能够提供有价值的数据文件而不浪费时间。

档案管理信息化建设必须有一个选择过程,允许用户获得更完美的数据存储服务。档案管理信息化建设以系统化的数据阅读器的形式存在,使信息电子档案成为档案使用的最终途径。

(一)软件缺乏统一性。目前,档案管理缺乏有效的计算机管理系统软件,导致用于搜索和文件管理文件信息,难以用计算机来实现。档案管理建设由于无法调整和能够快速高效地查找信息,严重迟滞了档案管理信息化建设的过程。

(二)档案管理基础工作标准化规范化仍需改进。档案管理标准的定位和工作标准的依据是实现档案管理信息化建设的关键。然而,因为以前遗留的问题,档案管理信息化建设中文件存储库的基础不好,文件质量不高,特别是文件细节与系统软件不兼容,而且没有相应的标准。一个文件存储工作模式的标准,是不可能依靠全自动操作实现的。这些都是影响档案管理信息化建设的因素。

(三)档案管理的技术标准。档案管理信息化建设的工作流程标准没有考虑到计算机数据分析技术的特征。更多信息存储依靠磁盘和CD-ROM等媒介,而目前的技术标准不能满足档案管理信息化建设。

(四)档案信息管理人员的素质有待提高。实现档案管理信息化建设,必须要求管理人员具备相应的技能水平和能力储备,并非会简单操作电脑就可以。当今的时代,档案管理信息化建设缺乏高水平管理人员。尤其在处理先进的档案资料,或者更复杂材料的时候,这种缺乏显得更加突出。有些时候,档案管理信息化建设尽管购买了先进的计算机等设施,但也没有起到充分的作用,更遑论档案管理信息化建设。

三、档案管理信息化建设的新思路

(一)档案管理信息化建设的数据化。在信息时代,传统行业不断变化,同时也对传统的文件管理提出了要求。最初,在计算机技术大爆发环境下,数字电子媒介和数字服务提供商在数据处理方面发生了变化。电子档案的爆炸式发展,传统的档案管理模式已经转变为档案管理信息化建设。利用传统的档案管理来收集电子档案,以适应档案管理的新要求,为档案管理信息化建设做好铺垫。档案管理信息化建设要解决的第一个问题是创建电子档案,以实现档案的数字化存储为目标。可以说没有电子档案,物理文件的信息建设就从来不可能实现。一个完整的电子档案可以在下一阶段的档案管理信息化建设中提高应用水平。电子档案可以提高恢复文件的寻找速度和恢复编辑的准确性。档案管理信息化建设的数据化过程不仅要考虑满足目前的要求,还要考虑电子档案的数据化资源。同时,也保证了数据化工作的持续开展。有必要从资金、管理人员、信息种类等角度分析电子档案的优缺点。

(二)档案管理信息化建设的归档。在档案管理信息化建设过程中,电子档案中的数据保存方式不同于以前的档案保存,电子文档的创建和存储技术模式也使得电子文档管理途径出現了变化。为了满足信息时代的需要,相关档案部门出台了电子档案存储的标准。电子文件管理也纳入国家的发展规划。档案管理信息化建设的电子档案以办公系统和不同法人团体的职责信息等形式进行构建。相关档案部门的发展规划说,要完善档案管理信息化建设过程中电子档案管理,就需要界定电子档案的范围,推广档案管理信息化建设标准规定。具备条件的档案部门,在档案管理信息化建设过程中,可以携带一套单一的电子导航系统。这也是指将来收集的电子档案必须符合相应的标准制度。同时,档案管理信息化建设仅以电子档案的形式存储。档案部门必须具备档案管理信息化建设方面的知识和计算机技能,并将其进行分析和整合。按照科学高效的原则进行档案管理信息化建设优化,确保完全实现档案管理信息化建设,保证每一个电子档案的准确性。在实践中进行档案管理信息化建设前端管理。档案管理信息化建设使电子目录数据完整,纸质文件齐全。符合要求的档案部门还可以连接OA系统和档案管理信息化系统,实现电子档案的可恢复。

(三)档案管理信息化建设的档案室。在档案管理信息化建设过程中,创建电子档案存储是当今时代档案部门最关键的工作之一,也是档案管理信息化建设的唯一途径。开发创新、整合资源是档案管理信息化建设的主要手段,提高电子档案的开发利用能力。运行档案管理信息化建设,提高业务流程效率和电子档案存储的可靠性。虽然档案部门的层次不同,但是必须进行档案管理信息化建设,目前很多档案部门正在向前推进档案管理信息化建设,并取得成效。很多地方的档案管理信息化建设已经开始成形。根据《数字档案建设手册》《储存室数字内容建设组织与评价方法》等标准规定,档案管理信息化建设基本都在库房建设和设备安装方面。这些是档案管理信息化建设过程中的重中之重。档案管理信息化建设程序是一个文件系统管理系统,一般可以通过相关单位进行采购或研发。在档案管理信息化建设中,我们需要更加注意文件管理系统的业务功能、编程功能、数据采集、数据分类和使用功能等。构建电子文件作为档案管理信息化建设的起步,必须注意对所有内容的保护。与档案管理信息化建设相关的和不相关的资源文件,都将纳入管理系统。目前档案管理信息化建设的电子档案建设不是一蹴而就,只能由外包公司来实现。档案部门要明确模型目标相关组织和相关责任,分配计算机优化档案管理信息化建设,真正实现档案管理信息化。

(四)档案管理信息化建设的资源共享。档案管理最初的想法是,该文件将被保密,并且不可访问,并且在文件存在时是有价值的。在当今世界大发展和大变化的时代,经济信息社会全球化和多样性,档案管理信息化建设更要与文化、经济发展想结合,要深化与外部产业相匹配的协作方式。真正实现档案管理信息化建设,加强经验分享,互帮互助。要完成档案管理信息化建设中资源的开放和共享,必须需要全部档案部门的积极参与协调,共同进行开发数据和使用功能,加强电子文件的创建和档案管理信息化建设的开发利用,深入发现电子文件资源。充分利用工作系统和档案内部联系,为档案管理人员提供有用的电子文件资源。通过档案部门外部网络收集、组织和开发档案管理信息化建设的研究,开展公开交流。在档案管理信息化建设过程中,要转变工作方式,了解社会组织,实现档案部门发展。

(五)档案管理信息化建设的安全保障。随着当今时代电子信息化的的发展,物联网、大数据及人工智能已经进入真正的网络时代。这对档案管理信息化建设过程中安全保障提出了挑战,需要档案部门对其进行特别关注。为了确保档案管理信息化建设过程的安全,主要是阻止灾难性突发情况对信息造成损害,尤其关注违反法律的人的因素。为确保档案管理信息化开展过程中档案的安全,我们需要加强档案部门的安全保护设备。执行国家有关制度规定,对档案管理信息化开展过程中存储档案的空间进行彻底保护。在信息化时代,电子数据化高精度、高效率的发展一方面是发展档案管理信息化建设手段的机遇;另一方面给当今档案部门的安全保障提出了新的要求。档案部门在数据库安全方面有很多的漏洞,对档案管理信息化建设保证数据文件的安全至关重要。档案管理信息化建设要建立健全保护责任制,完全做好安全防范工作,确保防范和风险预警体系完善完全。

档案管理信息化建设过程中,要增强档案部门内部管理,完善档案安全机构,尤其是管理者的培训,严格执行相关的规章制度。总之,必须确保档案管理信息化建设的安全。

四、结束语

在信息化时代,传统行业不断变化,同时也对传统的文件管理提出了要求。传统的档案管理模式已经转变为档案管理信息化建设。档案管理信息化建设使电子目录数据完整,纸质文件齐全。符合要求的档案部门还可以连接OA系统和档案管理信息化系统,实现电子档案的可恢复。档案部门要明确模型目标相关组织和相关责任,分配计算机优化档案管理信息化建设。同时加强经验分享,互帮互助,通过档案部门外部网络收集、组织和开发档案管理信息化建设的研究,开展公开交流,转变工作方式,了解社会组织,实现档案部门共同发展。然而,这对档案管理信息化建设过程中安全保障提出了挑战,需要档案部门对其进行特别关注,要增强档案部门内部管理,完善档案安全机构,尤其是管理者的培训,严格执行相关的规章制度。档案管理信息化建设能够促进信息档案与公共信息的衔接,发挥档案的最大价值,为全社会带来益处,帮助档案事业向前发展。

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