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浅谈关于数字化校园背景下高校档案管理模式

所属栏目:档案管理论文 发布日期:2021-03-08 13:48:03 论文作者:佚名

摘要:高校档案主要用于记录学生的各项日常信息,属于非常重要的信息资源,需要各高校充分认知到档案管理工作的重要性和价值性,积极开展档案管理工作,从基础工作做起,保证档案管理工作开展的时效性,并且将这些重要资源作为学校发展决策提供科学依据,为提高教学质量打下基础。另外,随着科技不断的发展和进步,数字化校园已经成为各高校发展的主流方向,而档案管理工作的开展对数字化校园的实现具有积极意义。基于此,文章主要围绕数字化校园背景下高校档案管理模式研究展开讨论,从我国各高校档案管理现状出发,针对档案管理中存在的问题给予有效的解决措施,希望对提升高校档案管理水平有所帮助。

近些年,各高校对数字化校园的建设提出了更高要求,相应的投入力度不断增加,但是在档案管理化建设方面没有足够重视,导致大量的数字资源缺乏安全性、可靠性,这也是影响档案管理工作进展的重要层面。为了迎合时代和高校发展需求,应该提升对档案管理信息化建设的重视程度,不断提高档案管理服务质量,借助数字化、信息化等高新技术的优势,实现档案信息数据的实时保存,从而提升档案信息的应用价值,目前来看,如何提升高校档案管理成效已经成为各高校的关注焦点,也是短时间内亟需解决的问题,助力于高校的持续稳定发展。

一、当前我国高校档案管理现状

(一)对档案管理认识有待于提升

高校档案管理工作是一项复杂且繁琐的工作,表现出服务性、记录性、业务性等强的特点,但是很多档案管理人员对自身工作不够重视,常以口头形式开展工作,从根本上忽视档案管理的重要性。档案管理是随着高校的发展逐渐形成的完整的信息资料,对当下高校的发展不会造成很大的影响,这也是档案管理人员忽视这一工作重要性的根本原因。另外,很多高校没有充分利用学校数字化资源,仍然采取纸质版的档案管理形式,导致档案管理模式与时代和校园发展脱轨,跟不上信息化建设的发展步伐,很大程度上影响档案管理的时效性。

(二)档案管理体制有待于完善

一些高校在档案管理方面缺乏完善的管理体制,或者不健全或者缺失,造成档案管理工作无据可依,影响档案管理工作的规范性,这一问题的产生原因主要是高校对档案管理的投入力度不到位,不重视管理人员培养,部分工作人员忽视数字化管理的开展,还存在高校档案管理部门与其它部门的工作衔接不到位,最终导致高校档案的完整性、统一性,并且缺少专业的技术保护和安全管理[1],影响档案管理的成效,制约着档案管理水平的提升。由此可见,高校档案管理若想跟上时代步伐,走入正轨的管理模式,需要采取行之有效的管理方法,全面贯彻各项制度的落实,保障档案管理工作的秩序性,才能促进其稳步发展。

(三)服务技术有待于提升

如今是信息化时代,科学技术已经广泛应用在社会各个领域,将其与高校建立联系是高校发展的重要方向,促使很多高校开始配备信息化设施及设备,在这种数字化的校园背景下,对传统的档案管理造成了很大的冲击,因而,数字化档案管理是高校档案管理的核心目标。结合高校档案管理现状来看,很多高校已经完成了信息化设施办公设备的建设,可以完成档案信息的录入,但是没有实现档案信息资源共享,需要进一步完善。如果高校档案管理仍然停留在人工为主的管理模式下,不仅会增加档案管理人员的工作量和工作压力,还会影响档案管理效率和质量。另外,如果再缺乏先进的档案管理理念及方法,将会造成档案管理水平停止不前,严重缺乏创新意识,影响档案信息化建设的发展。

(四)档案管理人员综合素质有待提升

往往高校档案管理人员的综合素质对整个档案管理工作成效起到决定性作用,很多档案管理人员对信息化技术认知不到位,没有掌握信息化技术的操作方法及技巧,难以开展数字化、信息化的档案管理模式,因此,若想保证高校档案管理的与时俱进,必须要加强人员综合素质的培养和提升,有针对的扩充档案管理人员的专业知识和操作技能,能够将信息化技术灵活运用到高校档案管理中,从而形成一支高素质、高技术型的档案管理队伍,为高校的良好发展夯实基础[2]。

二、优化数字化校园背景下高校档案管理模式的有效措施

(一)强化对档案管理工作意识

数字化校园为档案管理信息化建设搭建了良好的平台,为了实现档案管理的理想目标,强化高校管理人员的档案管理意识是首要任务,这样有助于达到事半功倍的管理效果。同时应加强档案管理信息化建设,落实责任制度,有计划、有目的的推进档案管理的信息化建设,严格执行相关的管理制度,树立正确的联合统筹资金理念,为实现多元化的信息化建设开辟道路,使信息化档案管理的功能性更强,为高效档案管理水平的进一步提升奠定基础。

(二)加强档案管理体制的建设

首先,结合高校档案管理现状,建立完善的档案管理网络,加强档案各管理部门之间的配合度,明确划分各管理部门的工作内容及各自责任,梳理高校档案管理流程、要点及重难点,避免出现管理漏洞[3];其次,制定完善的档案管理制度,对所有管理环节如收集整理、保管、开发、统计等进行严格规范,要求所有人员务必安装档案管理制度执行工作,推进档案管理工作的规范性发展。

(三)做好基础设施设备建设

数字化校园背景下,基础设施设备是开展高校档案管理的基础保障,若想加快档案管理信息化建设,首先要配备齐全的信息化设备和管理软件,将档案管理信息化建设纳入高校重点规划建设内容,保证档案管理信息化与校园数字化发展的一致性,严格遵照国家及高校的档案信息化建设要求和标准,结合高校自身管理需求,选择适宜的软件设施,通过完善档案信息数据库以及检索系统,实现档案信息资源的共享性,这样一来,为高校师生提供了极大的便利性,也是促进高校档案信息管理不断完善和优化的重要路径。

(四)加强管理人才建设

加强档案信息管理人才建设是实现信息化档案管理的有效方式,也是一个首要问题,高校要具备一定的前沿性和预见性,明确数字化校园的发展方向,结合自身发展现状,引入先进技术,为这些管理人员提供进修和互通学习的机会,不断汲取他人优秀的工作经验、方法,弥补自己的短板,从而更好的胜任档案管理工作[4]。同时,定期开展专业技术培训活动,以档案管理现状为出发点,制定完善的培养计划,促使档案管理人员具备丰富的专业知识和管理技能,满足档案信息化建设的管理需求。

三、结语

综上所述,数字化校园是各大高校的发展目标,在此大环境背景下,推动各高校档案管理信息化建设的快速发展,但是纵观我国高校档案管理现状,仍然存在很多弊端影响其管理水平的提升,为了保证档案管理工作的有效性,迎合时代和高校发展需求,应采取正确、科学的决策,重点解决档案管理问题,以提升高校档案管理信息化水平,满足高校的发展需求,一方面实现高校档案信息化建设目标,提升档案管理成效,为高校发展提供充足的信息资源,另一方面,推进数字化校园建设的发展,有效提升高校的形象和威望。

参考文献:

[1]薛娜。简议数字化校园背景下的档案管理模式[J].中外企业家,2019(17):145+158.

[2]娄翠英。数字化校园背景下高职院校档案管理模式构建[J].当代教育实践与教学研究,2019(04):33-34.

[3]娄翠英。数字化校园背景下高职院校的档案管理工作[J].文教资料,2019(01):116-117+71.

[4]李肖红。数字化校园背景下档案管理模式研究[J].内蒙古科技与经济,2018(24):34-35.

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