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档案管理规范化体系的构建路径探索

所属栏目:档案管理论文 发布日期:2021-04-06 15:50:35 论文作者:佚名

【摘要】档案管理属于企事业单位管理活动的重要组成部分,其具有重要的查阅和参考价值。为了更好地发挥自身职能,提升档案管理质量,构建档案管理规范体系成为现今档案管理部门面临的重大问题。所以,相关人员必须认识到档案管理的不足,并就此在档案管理的各个方面作出分析,从而全方位探究构建档案管理规范化体系的路径。

【关键词】档案管理;规范化体系;构建;资源;信息技术

1 引言

随着社会经济的发展,各个行业的管理工作发生变化,信息技术的涌现对管理工作的优化提出了更高要求。就档案管理而言,传统的管理体系已经无法满足多样化要求,档案内容的增加、档案信息的建设、档案精细化查阅需求都离不开规范化体系的保障。所以处于信息化时代,档案管理人员需要树立创新理念,主动引入先进的管理思想,明确档案管理的具体规则,并在现代信息技术应用下建设档案管理规范化体系。本文即以档案管理为方向,分析构建档案管理规范化体系的重要性,并提出具体的构建策略。

2 构建档案管理规范化体系的重要性

档案记录、收集了大量的信息和事件,是人们了解、查询信息资源的重要途径。而档案管理即是对繁杂信息的管理,其中涉及档案资源信息的收录、档案价值的鉴定、档案编辑和研究以及档案的利用等内容。因为其承担着信息汇总以及信息查询等责任,构建规范化档案管理体系成为必要的需求。这不仅可以提升档案管理的质量,而且也可以高效率地为相关人员提供服务,更好地发挥档案管理的价值。在知识经济时代,网络和信息技术得到了广泛普及,任何管理活动都需要大量的信息支持,而要快速获取信息必须要有规范、高效的模式来支持,档案管理中传统的人工模式不仅成本高,且管理效率低,要满足时代发展需求,必须要运用网络和信息技术优化档案管理体系,以对档案信息资料实施规范化和信息化的管理模式,使其迈入规范化行列。

规范化体系是指达到有章可循、明文规定的标准结构,档案管理规范化是在管理档案工作中,对于档案相关的内容、程序、质量等工作形成相应的制度和标准,以此为依据开展管理活动,保证最终取得理想的工作效果。对于任何企事业单位而言,档案管理规范化体系的建设无疑是自身发展的客观需求,通过规范化的管理,不仅可以强化信息化建设程度,完善自身的数据库,同时也可以为相关部门和人员提供更优质的信息支持和服务,使得档案信息资料得到有效应用。

3 档案管理规范化体系的构建路径

3.1 强化档案资源建设,提升档案管理服务效果

信息资源是档案管理的基础,要构建规范化档案管理体系,首先要加强信息档案资源建设工作。为了确保档案资源在收集、整理环节达到规范性和完整性,就需要建立相关的规范标准,以此为参照,在各个环节对档案进行重组。在档案管理初期,工作人员需要针对容量較大、内容复杂的档案资料重新组合处理,这意味着要分析档案信息间的关联性,分门分类进行组合。对于目录混乱、缺少页码、内容错乱的档案需按照目录、编码等详细的标准整理编著,从而确保重组后的档案达到规范性要求,在基础上优化档案资源,为后期提升档案管理效率奠定基础。要注意的是,按照各主体所处的位置与性质,著录工作的规范需要参照行业规则,并且以信息化建设管理为目标,以保证著录工作稳定开展。另外,档案管理在后期需要开展服务活动,提供资料的查询职能,为使计算机在检索中达到一定的质量和效率,档案管理部门需要以我国档案分类法规为条件,分类处理档案,使其具备规范化、便捷性且标准化的检索系统和程序[1]。

档案管理最终要提供资源共享、查询服务的职能,所以建设规范化管理体系过程中要充分结合单位本身的性质和需求,采用科学的管理模式,积极配合单位战略发展和研究需求。在档案管理工作中,根据需求和性质的不同,存在多种难点问题,从而影响了规范化体系的建设。因此,档案管理部门在遵循总体部署和要求的基础上,必须要求相关的工作人员进行管理业务的学习,全面掌握规范化标准要求,提升职业素养。同时,要严格规范档案管理人员对档案的收集、整理、鉴定、保管以及利用等活动,在管理执行环节上奠定扎实基础。最后,要针对档案管理事务,落实责任制度,对各个管理活动制定规范化标准,从而推进档案管理规范化体系的建设上升到新的台阶。

3.2 完善档案管理制度,有效维护档案规范体系建设

制度是档案管理规范化体系构建的根本保障,完善的制度可以让档案管理的各项工作有法可依、有章可循。所以,档案部门要根据现代发展需求完善档案管理制度规范体系,使这一管理工作具有详细、完整的执行标准,提升操作效果。从内容来说,规范化的档案管理制度体系包括了档案管理制度、档案工作相关规章、重点档案工作制度以及档案业务规范等,在各个大类之下又相应形成了细化的规则制度[2]。

例如,档案管理制度方面,要求管理人员对档案管理辦法、档案统计制度、档案保管制度以及电子文件的归档制度、档案使用制度作出详细明确的规定,确保实际工作中档案管理工作能够找到对应的制度规则,提升档案管理工作效力。现代化的管理活动因为新型思想的出现,愈加充满活力,档案管理制度体系的建设需要考虑自身的现代化管理水平,为提升各个管理环节的执行力,需要优先对档案管理制度进行深化,在细节上强化规范效果,借助先进的数字化管理设备整理分配规划档案,与时代共同进步,使得档案管理体系达到标准化发展模式,深刻体现时代活力。

3.3 高效应用信息技术,构建现代化档案管理体系

对自身管理工作的革新是时代社会行业发展的必然趋势,而新信息技术和数字化技术的应用则是关键。档案管理规范化体系的构建,必须要富有时代特色,融入科学的信息技术,使其向自动化、数字化管理方向转变。

首先,规范化的档案管理需要拓宽应用范围,在多个领域凸显自身的价值。因此要借助数字化处理技术对档案资源进行整合,在网络上实现共享。档案管理部门要主动建设档案管理系统,按照需求不断地优化,如导入档案电子数据,和单位的主要业务系统,使相关的部门之间借助网络连接,对资源进行全面整合,然后为档案管理人员提供稳定的条目检索和全文检索业务,以达到规范化管理要求。

其次,档案技术管理人员需要配置传播速度快、信息容量大、处理效果好的软硬件设备,不断地开发档案业务和档案管理系统连接的平台,为多元化需求和自身的发展创建数字化档案室。最终形成具备网络化收集、储存、分析、管理以及服务的系统化档案管理体系,按照相应档案管理的制度对数字档案进行优化,以达到稳定的应用效果。要注意的是,信息技术在档案管理工作应用中,并不意味着要完全淘汰传统档案管理体系,而是要优化和创新管理手段,完善制度标准,将管理模式和现代化信息技术有机融合,从而形成健全且高效的档案管理规范化体系,促使现今的档案工作能够顺畅、安全地运行[3]。

最后,现代化档案管理规范体系的建设强调资源的共享,那么档案管理部门需要在内部形成标准化的使用规则,明确各个环节的管理责任,以保障档案资料在收集中达到准确性,同时能够在使用中实现安全性和便捷化的要求。

4 结语

在新形势下,信息技术融入各个行业,改变了管理理念和管理方式,也提升了管理活动效率。档案管理需要明确特殊性质和自身面临的建设任务,加快更新管理思想,不断地根据现实需求引入信息技术,为规范化体系建设提供相应的支持。同时,还需要在资源、标准规则、制度等方面作出优化,使得档案管理工作达到规范的处理体系和统一的操作模式,并向数字化和信息化转变,从根本上提升档案管理效率和质量,满足现代化发展要求。

【参考文献】

【1】雷安妮。重视档案管理规范化——档案管理现代化过程中存在的问题及对策[J].办公室业务,2020(10):112-113.

【2】赵东龙。高校档案管理规范化建设的实现路径与保障措施[J].山东档案,2019(05):47-49.

【3】杨颖,聂红梅,张鑫。大数据背景下高校科研档案管理规范化路径探析[J].内蒙古科技与经济,2019(17):26-28.

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