人事档案管理工作分析

所属栏目:档案管理论文 发布日期:2018-11-21 10:41:45 论文作者:佚名
【摘要】事业单位要想提高工作效率、实现自身进步发展,人才是关键。而人事档案是职工澄清个人有关问题最有信度的凭证;是单位了解人员信息的有效途径;是进行人才开发的重要信息源。基于此,本文将通过探讨当今人事档案管理工作中存在的一些问题,来对如何提

【摘要】事业单位要想提高工作效率、实现自身进步发展,人才是关键。而人事档案是职工澄清个人有关问题最有信度的凭证;是单位了解人员信息的有效途径;是进行人才开发的重要信息源。基于此,本文将通过探讨当今人事档案管理工作中存在的一些问题,来对如何提高人事管理工作做简要分析,以此促进人才的有效开发,以及单位的进一步发现。

【关键词】人事档案;管理工作;存在问题;解决方案

一、人事档案管理工作中存在的问题

(一)对人事档案信息开发利用不充分,无法体现档案信息应有的作用。造成这一问题的原因主要有三点:第一,现阶段的档案利用缺乏主动精神,档案生成后往往会被管理部门束之高阁,只是被动地等待领导或者其他相关人员来查阅。并且查阅的材料主要是以团材料和工资调整这两方面为主,忽视了其他个人资料对于人才开发的重要性,不利于根据职员个性特点来合理的配置工作任务。第二,当前人事档案信息开放程度还较低,只有部分领导才有权利进行人事档案查阅,而普通职员则被拒之门外。不仅使得人事档案失去原本存在的的意义,还导致人事档案管理工作得不到职工支持,给管理工作带来一定的挑战。第三,查询效率低是造成人事档案信息开发利用程度低的重要原因。

(二)人事档案管理基础设施不完善,管理的科学化、信息化程度不高。一方面是指人事档案保管的环境设施不完善。以普通办公房充当档案库房,使得库房温湿度得不到有效控制;库房门窗一般为普通门窗,封闭性差,极易使纸质档案遭受人为损坏。另一方面是指人事档案保管的现代化设备不完善。当今有些事业单位还没有引进电子化的人事档案管理系统,档案材料局限于纸质档案的建立与保管,使得人事档案管理工作效率低、科学化程度低。

(三)人事档案管理手段落后,管理水平低。现阶段,尽管单位已经开始将电子化的人事档案管理系统运用到工作中来。但是在实际操作中,有些职员对于电脑的使用仅限于信息录入,在进行档案信息检索查阅时,依然依靠手工操作来完成,先进的技术手段仍然没有被充分发掘,这就使得人事档案管理手段落后于现代化、智能化以及数据化的发展趋势。

(四)部分管理人员专业素质低,档案管理工作效率低。职员素质低是造成人事档案管理工作措施落后的重要因素。单位很多档案管理人员缺乏一定的职业培训。达不到“归档齐整完全、条目分类清晰、编排条理有序、目录清楚完整、装订齐整完好”的要求,难以保证工作的准确性。除此之外,单位领导、普通职员对规范化档案管理工作的意识淡薄,重视程度不足,也造成了档案管理工作效率的低下。

二、改进人事档案管理工作的建议

(一)加强人事档案收集管理,完善档案功能,发挥其应有的作用。我们前文提到,人才的合理开发利用是促进单位可持续发展的关键性因素,而人事档案则是职员信息的载体。因此,要想实现单位的发展,做好人事档案管理工作尤为重要。这就要求我们首先一方面要妥善保存原有的职员档案,另一方面要扩大人事档案的内涵,适当增添一些与职员有关的医疗保险、养老保险、住房情况、业绩记录、日常工作表现等内容。从多方面来加强对人事档案材料的收集,完善职员信息,最大程度地实现档案收集的完整性与真实性。此外,人事档案管理还应该根据单位发展的实际需求进行功能改革,从而使人事档案更好地服务于单位发展,提高档案使用率,发挥其应有的功能。

(二)完善档案管理工作的基础建设,提高档案管理的安全性。基础设施建设也要从两个方面入手。第一,是要完善环境设施。通过加大对人事档案管理部门的人力物力财力投入,改善工作环境,建立起防火、防潮、防盗等功能兼备的专用库房,提高档案管理的安全性。第二,是要积极引进先进的系统设备。通过资金投入为其配备现代化人事档案管理工作所必需的设施,一改往日只能依靠手工操作收集、查阅档案的现象,使档案管理工作成为促进单位发展的重要因素。

(三)创新档案管理的方式与手段,逐步实现人事档案管理的信息化、现代化。要想实现人事档案管理的信息化与现代化,就必须创新档案管理的方式与手段,转落后的手工操作为先进的计算机操作。建立起职员档案数据库,充分运用计算机、扫描仪等现代设备,发掘先进的档案管理技术。不仅要通过计算机进行简单的信息录入,还要利用现代技术对信息进行必要的处理,把图片以及声像资料转变为文字资料进行归档。除此之外,为防止资料丢失,要将档案的纸质版与电子版进行双份并存。

(四)提高档案管理人员素质,架起人才流动的桥梁。首先要从提升职员工作意识入手,使其能够充分意识到档案管理工作的重要性,具体的可以通过宣讲、考核等方式进行。其次要加强对档案管理人员的专业技能培训。例如,单位可以邀请专业素质较高的人员进行模拟示范;举办技能大赛,并鼓励档案管理人员积极参与到其中;安排部分职员外出进行业务学习……只有这样,才能提高实现管理人员意识与技能的双提高,促进档案管理工作的规范性,为单位人才开发与流动提供真实可靠的凭证。

三、结束语

总之,随着事业单位人事改革工作的推进,人事档案管理事业在迎来发展机遇的同时,也同样面临着巨大的挑战。要想使人事档案管理工作更好地服务于企业,就不仅要促进管理制度的改革,同样也应该促进管理观念的革新,积极探索现代化的管理模式,引进先进的信息技术并运用于工作当中,以提高档案管理工作的效率,从而为企业合理配置人才资源,充分发挥人才优势,促进企业可持续发展作出应有的贡献。

【参考文献】

[1]姚光晖.当前人事档案管理存在的问题分析[J].中国城市经济,2011(06).

[2]杨丽丽.浅析人事档案管理[J].北方经贸,2010(06).

作者:杨海鹏 单位:潍坊市游泳中心

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