档案管理与知识管理的关系

所属栏目:档案管理论文 发布日期:2018-11-21 10:43:36 论文作者:佚名
有效的档案管理不仅能够为现代化城市的建设提供重要的参考信息,还有利于推动社会经济的发展。在信息技术不断进步的作用下,我国的档案管理制度越来越完善,同时管理档案的工作人员在计算机的帮助下工作效率也越来越高。因此将知识管理的理念引入档案管理中,

有效的档案管理不仅能够为现代化城市的建设提供重要的参考信息,还有利于推动社会经济的发展。在信息技术不断进步的作用下,我国的档案管理制度越来越完善,同时管理档案的工作人员在计算机的帮助下工作效率也越来越高。因此将知识管理的理念引入档案管理中,能够为档案管理今后的发展注入新的源泉,从而为档案管理的可持续发展提供保障。

一、档案管理的特点

(一)档案管理过程的阶段性。

我国的档案管理可以分为两个阶段——档案室阶段和档案馆阶段。不同阶段的档案具有不同的意义,且档案的管理对象也不同。在档案室阶段的作用主要是为单位在日常使用中提供参考,体现了一种过渡性质;在档案馆阶段的作用是增加了社会价值,需要永久保存。

(二)档案管理的依附性。

档案是由其形成者在活动过程中所整理出来的,反映了形成者的全部特点及其思想观念,同时也涵盖了与形成者利益相关的数据和事实。档案对形成者的依附性阻碍了档案管理的活动范围,因为它无法像图书资料那样传播或交流。

二、知识管理的特点

(一)知识管理是信息时代的产物。

人类的社会经济形态经历了两个阶段,一个是农业经济向工业经济发展的阶段,一个是工业经济向信息经济发展的阶段。随着信息经济时代的到来,接收的信息越来越多,形成了信息烟雾,最终导致人们慢慢迷失在烟雾中。为了解决信息量过大所造成的管理和决策的低效率,人们逐渐意识到对信息流的管理不能单纯地依靠对“信息流”的控制和管理上,而应当将信息载体、信息系统以及各种信息网络纳入知识管理体系,从而有效地选出对社会有用的信息。

(二)知识管理的超越性。

不可否认,知识管理是信息资源管理的延伸和拓展。由于时代经济的发展和应用管理的需要,知识管理从信息资源管理中脱颖而出,逐步成为一个新的管理领域。知识管理不仅包含了信息管理和信息技术,更重要的是以知识管理为前提,巧妙地将知识管理和人的管理融为一体,强调以人为本,特别注重对人的智力开发,挖掘人类的潜能,并激发人类的创造力。

三、档案管理和知识管理的相同之处

档案管理的工作在于多社会各层的信息进行收集、归纳和总结,包括学术信息、政府信息、媒体信息等等。对于企业来说,通过观察和沟通可以了解企业员工的工作特点和行为方面的隐性信息,通过媒体信息可以了解竞争对手的隐性信息。所以,档案管理信息有利于企业提高自身的竞争能力,帮助企业抢占市场,提高市场份额。知识管理是在隐性知识和显性知识的基础上,达到共享或者共同发展的目的。知识管理的观念是把知识作为重要的信息资源,不仅强调主观能动性,还强调创新思维,这点与档案管理比较类似。知识管理可以感知市场变化情况,了解竞争对手的隐性信息,获取信息后整理归类。虽然档案管理的时间早于知识管理,但是在档案管理中处处体现了知识管理的特征,两者相辅相成,促进了企业的良性竞争。信息知识是档案管理和信息管理共同的研究对象,档案管理主要针对的管理目标是企业的竞争对手和市场信息,经过工作人员的加工处理后,这些资源信息具有更高的使用价值。档案管理和知识管理都能够提高企业的竞争力,两者相互作用不仅可以减轻档案管理人员的工作量,而且还大大提高了档案管理工作的效率。档案管理和知识管理的有效结合将管理人员从信息的海洋中解救了出来,此外,也促进了彼此的共同发展。

四、档案管理和知识管理具有良性互动作用

档案管理和知识管理相互作用,相互影响,彼此间互相借鉴管理中的经验和方法,制定出具有可持续发展的管理战略,使档案管理的工作由物质经济转向知识经济,从而推动了档案管理和知识管理的进一步发展。此外,随着信息技术的不断发展,档案管理工作显得尤为重要,传统的管理模式已经无法满足社会发展的需要,必须在原有的基础上不断改进和创新。知识管理从字面上理解就是运用知识进行管理。档案中包含了经营管理、科学研究以及生产建设方面的实践知识,具有直接或间接的参考价值,此外,它还为经营决策这提供了可靠的现实依据。但是,如果档案中积累的知识没有被管理者开发利用,那么其价值就没有真正发挥作用,只能说明是潜在价值,而不是现实的。

五、结束语

档案管理同知识管理相辅相成,相互作用,档案管理的产生时期比知识管理要早,但是档案管理中却包含了大量的知识管理理念。档案管理和知识管理同时把信息资源作为重点研究对象,有利于提高企业的竞争能力。由于科学技术的迅猛发展,档案管理的模式也要跟上时代的步伐,不断改进创新,将知识创新理念合理地运用到档案管理中,使档案管理工作逐步完善,从而使档案管理能够发挥更大的效用。

作者:郭秀凤 单位:抚松县商务和粮食局

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