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推进会计档案管理工作电算化的有效路径

所属栏目:电算化会计论文 发布日期:2019-02-12 21:11:36 论文作者:佚名

【摘要】为了适应会计档案管理工作的客观要求,必须从加强管理人员的素质、业务、完善设施、健全制度入手,不断提高会计档案电算化管理的有效路径。

【关键词】会计档案管理;有效路径

会计档案管理工作是管理学科的一个重要组成部分,随着计算机在会计档案管理领域的普及和应用,企事业单位的会计核算系统越来越多地被计算机取代,会计电算化与档案管理之间是相辅相成的关系,会计电算化拓宽了会计档案的范围,提高了档案管理的效率与水平。

一、强化业务能力,提高电算化素质

由于会计档案电算化管理,不仅仅是实现传统会计档案管理的功能,更有利用计算机高速计算、分析的功能,同时电算化软件维护及系统安全的要求較高,所以必须相应提高会计档案管理人员的电算化专业水平,加强对电子档案的管理,为提供更有效的会计信息,维护日常工作,开发更合理、高效的软件打好基础。会计档案管理电算化是不断完善、优化的过程,始终要依赖于档案管理人员素质的提高。建设一支高素质的会计档案人员队伍,是会计档案管理电算化的重要基础。会计档案部门要配备具有计算机、通信、微电子等学历背景的技术人员,逐步改变现有业务人员队伍专业结构单一的状况,满足电算化建设工作的需要,加强会计档案管理人员的继续教育,以分层次、分阶段和根据业务需要进行培训为原则,着重加强会计档案管理人员的电算化技术培训及应用新技术、新设备、新方法的培训,提高他们掌握和运用电算化技术和手段的意识和技能。建立合理的会计档案管理人员的绩效考核评价机制,对会计档案管理电算化能力强、业务好的人员要及时进行鼓励,激励相关人员尽快学懂、弄通电算化管理业务。另外,对计算机电算化技术人员要进行一定的档案工作、会计管理工作知识和技能的介绍,使其了解会计档案工作的客观规律,更好地为会计档案管理电算化提供技术支持。

二、强化设施建设,为软硬件建设提供保障

软硬件基础设施建设是档案管理电算化建设不可缺少的基本条件,是档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础,而其核心是档案信息网络。它是档案信息传输、交换和资源共享的必要手段。对此,部门领导要摆脱传统思维的束缚,认识到计算机和网络技术应用于会计档案工作的真正意义。投入大量的精力关心支持这一事业,在资金、设备、人才等方面予以充分投入,把会计档案管理电算化纳入工作计划和考核范围,主管领导要经常过问此项工作,了解会计档案管理工作的情况,提出要求,下达任务,指导会计档案管理人员依法开展工作,帮助解决工作中存在的实际困难。为搞好会计档案电算化管理,提供环境清洁与温湿度稳定适宜的专用会计档案存放仓库;配备具有高清晰度打印能力的激光打印机;选用功能符合本部门实际业务的电算化会计软件;加强系统的安全防护功能。从而使会计档案电算化管理工作在软硬件上得到保障,不断适应现代管理的工作需要。

三、强化制度建设,使管理工作规范化、程序化

为了进一步加强会计档案管理制度,规范会计档案管理程序,要按照《档案法》的要求,从管理入手,建章立制,完善电算化会计档案管理工作的各项制度。

一是建立电算化会计档案的归档制度。会计电算化系统开发和使用的全套文档资料及软件程序,都视同会计档案保管;会计数据在未打印成书面形式输出之前,妥善保管并保留副本,记账凭证、总分类账、现金日记账和银行存款日记账打印输出,并按照有关税务、审计等管理部门的要求,及时打印输出有关账簿、报表。

二是建立电算化会计档案的保管制度。依据国家档案局的标准建立电算化会计档案保管制度:选择优质的磁盘介质进行会计档案数据备份,备用盘与储存盘分离存放;做好防压、防尘、防光、防腐蚀工作,按分类和一定顺序对数据磁盘、光盘的著录等电子会计档案进行编号,标明时间和文件内容,制作档案管理文件卡片。

三是建立严格的借用手续制度。查阅会计档案需经财务部门负责人批准,按照档案管理的有关规定,办理借阅手续;外单位查阅本部门会计档案,要有单位介绍信,并经主管领导、财务部门负责人批准。

四是建立电算化档案定期备份制度。电算化会计档案要定期将会计数据备份到磁性介质,并设立备查登记簿,提供备份时间、数量、保管方式等备份细节信息;由于磁性介质的特殊性,档案管理人员对这些会计电算化档案进行定期检查、复制,以防止会计信息损坏。

五是建立电算化软件内的会计档案管理多用户、分权限调用制度。对电算化会计档案的多项内容要规定不同的使用权限。普通数据可较大范围共享;涉及单位机密的数据,仅供一定需要的人员使用;而涉及原程序文件、数据结构文件等,只有主管人员或程序开发人方能使用。通过这样设置,保证电子档案的安全性,减少人为修改的可能。

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