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海事档案管理信息化建设探讨

所属栏目:海事管理论文 发布日期:2019-04-22 12:07:54 论文作者:佚名

【摘要】当今社会是信息化高速发展的社会,海事档案管理的信息化建设不仅是海事事业高速发展的要求,也是顺应时代发展潮流的要求。海事档案的信息化提高了档案管理的效率,极大地促进了行业的发展。本文对当前海事档案管理信息化建设中出现的问题进行了分析,就如何加强海事档案管理信息化的建设提出了一些意见和对策,以供参考。

【关键词】海事档案;档案管理;信息化建设

一、海事档案信息化特点

海事档案信息化是指利用计算机等电子信息设备对海事工作的传统纸质档案进行加工处理,并实现对其的高效安全管理和传输共享的过程。目前,海事档案信息化呈现出的特点有:1.增大了档案信息容量,丰富了档案的种类。信息化将档案从传统的文字中解放出来,声音、图片甚至是影像,无论是静态还是动态都可以成为档案呈现的形式,极大地增加了档案信息的容量,丰富了档案的种类。2.提高了档案信息的有效利用率。信息化不仅提高了档案收集、整理的效率,也提高了档案检索的准确性和快速性,还能使海事档案信息化不受时间和空间的限制。3.节约资源,降低管理经费。信息化实现了海事档案的一体化管理,减少了对人力、物力、财力资源的浪费,降低了档案管理的费用。

二、海事档案管理信息化建设存在的问题

当前,海事档案信息化极大地提升了档案信息服务的水平,促进了行业的发展,但在海事档案管理信息化的建设过程中依然存在着一些问题:1.海事档案管理的基础设施建设缓慢。相对于其他行业档案管理,海事档案管理的起步较晚,人员配备不足,档案管理人员的技术水平不高,大部分海事部门单位资金不足,基础设备不够齐全,人才、技术、资金等资源的匮乏使得海事档案管理信息化建设的进程缓慢。2.档案信息管理的安全性不够,没有建立健全的档案数据安全防护体系,档案信息数据得不到安全保障。3.档案管理工作缺乏专业性人才和复合型人才,档案管理工作人员基本上由办公室工作人员兼任,未接受过专业培训,档案信息化管理的能力较弱,档案管理人员的整体素质亟待提高。4.海事档案管理信息化没有一套完善的标准化、规范化的制度。对于档案管理过程当中的各类问题,海事部门并没有形成系统的规定和统一的标准。

三、完善海事档案管理信息化建设的有效策略

(一)加快基础设施建设步伐。要加快基础设施建设的步伐就必须得到领导的重视和支持,要让海事部门的领导认识到档案管理信息化的趋势和优越性,同时也要看清档案管理信息化建设的复杂性和艰巨性,加快配备档案管理信息化所需要的基础设备,加大资金投入,为档案管理的信息化建设提供坚实的物质保障。同时积极引进先进的现代化技术,并广泛运用于档案管理信息化的建设中,提高档案管理工作的经济效益和社会效益,为海事档案管理信息化建设提供坚实的技术保障,从而促进档案管理信息化的可持续发展。

(二)加强档案信息数据安全管理。安全问题是档案管理过程中不容忽视的问题,在建设海事档案管理信息化的进程中,建立一套完善的安全防范体系尤为重要。档案信息数据的安全管理需要多方面的保障,要对电子档案系统软件进行安全防护,确保电子档案信息数据的安全,对档案的借阅要严格把控,合理開放阅读权限,对需要永久保存和维护的电子档案要采用纸质档案的形式进行常规保存,保证档案的权威性和原始性,还可以对重要的档案信息实行异地备份,防止档案信息资料缺失。

(三)完善相关人才队伍建设。海事档案管理信息化建设离不开对档案管理人才队伍的建设,现阶段,必须为档案管理的信息化建设打造一支高素质、高水平、多功能的复合型档案管理人才队伍。首先要积极开展招聘工作,吸纳一些专业技术强的高科技人才,不断扩充海事档案管理的人员队伍。其次要对全体人员进行多方面的教育培训,如积极开展短期培训、进修、专家讲座、业务知识座谈等活动,切实提高档案管理者的信息化认识和信息化管理的专业水平。

(四)完善制度标准建设。海事档案管理信息化建设要朝着正确的方向发展就必须加强相关的制度标准建设。要为档案管理的各个流程制定统一的规范化标准,依据国家现有的法律法规和行业的相关规定,不断完善档案的检查审核制度、档案的推广奖励制度、档案管理的开发制度等相关制度,对档案管理信息化建设的各项工作进行科学合理的规划和统一的规范。同时还应开发出一个符合海事档案管理特点的专用软件,把不同处理结构的档案数据转换为统一结构的档案数据,为档案数据的处理明确标准。

四、结语

综上所述,在当今社会信息化发展的新形势下,海事档案管理信息化是档案管理发展的必然趋势,它是一项长期的、复杂的、艰巨的工程,需要各个部门齐心协力、共同合作,切实推进信息化基础设施的建设、加强档案数据的安全管理、不断壮大人才队伍和完善相关的制度建设,才能推动海事档案管理信息化建设不断加速,顺应时代发展的需求,从而促进社会经济不断发展。

【参考文献】

[1]杜玲。海事档案管理工作的创新与发展[J].办公室业务,2018(07):97.

[2]孙颖。谈如何推进基层海事档案信息化建设[J].中国海事,2017(05):47-48.

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