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企业信息资源管理应注意的问题

所属栏目:企业管理论文 发布日期:2018-12-14 17:43:07 论文作者:佚名

摘要

有关信息资源管理(IRM)的学术研究自从上世纪九十年代以后不断出现在众多最高级别的世界学术期刊上。通过一系列的改革,信息资源管理无论是是其效果抑或是深远影响力都备受业界的肯定。在我国对于信息资源管理的掌握和利用是自企业开始的。在此其中诸如蒙牛、伊利等大型企业看来,如果将信息和其他的生产资料进行同样的系统化管理,那么所取得的回报也将是极为可观的。随着我国的市场经济的程度逐步提升,但前的信息资源管理结构已经无法从容应对整个社会竞争对其提出的要求和挑战。笔者通过对情报与信息间相互联系的阐述,进而对当前企业信息资源管理的情况进行介绍,最终勾画出适合如今企业发展的信息资源管理方法。

关键词: 企业;信息资源管理;问题;对策

一、现代企业信息资源管理的概念和特征

(一)企业信息资源管理的概念

所谓的企业信息资源管理就是针对相关主体在整个运作过程中与此相关的所有资料信息。随着网络以及通信技术的不停更替,企业信息资源管理由此也打开了全新的局面,即就当今的企业而言,信息资源管理系统是以先进的计算机网络信息技术为基础,从而将信息资源运用到企业整个生产经营环节的规律。同时遵照这个规律,再将信息资源进行系统的安排和调配活动。一家企业的平稳、良好的运营离不开信息资源的掌握,它将有助于企业既定经营方针的实现,是所有经营活动的基础,保证了该企业的在竞争中永远占据优势地位。企业信息资源管理作为一种新的管理方法以及思想,借助信息资源恰当的协调和统一管理,不仅能够增强社会生产力,同时还可以使企业战略目标的实现变得事半功倍。当今社会的企业信息资源的合理运作也日益成为企业在保证其平稳发展的基础上,逐步走向国际市场的强大后盾。

(二)企业信息资源管理的特点

企业信息资源管理所关注的还是如何增加信息资源整体的效益,进而帮助企业完成其既定的战略目标,对于那些产品的生产方式的复杂性以及个别环节的效益不是其侧重的对象。简单而言,企业信息资源管理的特点主要表现在以下几个方面:

第一,企业对信息资源的管理简单的机械化操作方式已不复存在,如今其目的还是为了帮助企业完成相关的计划,将信息资源实行统一的管理。

第二,信息资源管理所要求的是企业的领导阶层对于信息资源大局上的把握,而并非简单地交付执行人员进行简单的操作。

第三,对信息资源的管理侧重的是对所有分散的信息资源整合为一个个体进行整体管理,所有资源最佳配置才是最终的追求,而并非仅仅局限于部分资源的某个环节上。

第四,如今得到信息资源已经融入了企业的每个层面和组成部分,所以就信息资源管理而言,不能将其狭隘得看作是企业领导以及决策人员的职责,而应该将其当作整个企业的工作对待。

第五,随着经济与网络间的关系变得越来越密切,对企业信息资源进行管理必须考虑怎样将信息资源融入到生产力的发展之中,这样企业信息体系也就更加健全了。

二、企业信息资源管理的现状与问题分析

由于市场经济的程度逐步提升以及科学技术水平的不断发展,再加上政府层面的合理引导,信息化工程开始在越来越多的企业中推行开来,这就是的该些企业在信息资源管理环节有了明显的进步。可是就当前的信息资源管理来看,其广度以及深度上仍有着很大的发展余地。就像不少的国有企业将MRPn系统运用到管理工作中,还有部分企业尝试着通过ERP对信息资源进行管理。也有某些企业搭建了专门的网络平台,更有企业将电子商务作为自己的运作目标。可是在这其中的大部分企业信息资源管理都被看成是企业内部的工作,诸如借助互联网从而实现信息的搜集、传递以及共享上还没有取得理想的效果。笔者以上海为例,在接受调查的500家企业中,有超过半成以上的企业觉得其信息资源管理的效果普通,将近20%的觉得没有取得应有的效果,只有10%左右的企业认可其信息资源管理所取得的成绩。

(一)企业信息资源管理组织缺位

不少企业在其整个信息资源管理的流程中缺少必要的统一调配,具体表现在三个方面:没有明确的领导、缺乏相应的机构、未制定具体的规划。企业信息资源管理并非一项简单的工作,对于和企业相关的全部人力、物力以及一切形式的生产资料都有一定的要求,在协调以及调动企业员工进行信息资源掌控环节出现了缺失,整个信息服务环节也就无法为企业的发展提供必要的支持。之所以会出现这样的局面,究其主要原因主要表现为:其一,企业的实际控制人在很长的时间内过于仰仗其自身的主观感受和经验;其二,企业在信息的安全维护力度仍不理想。

(二)企业信息资源管理能力差异

企业信息资源的管理能力具体体现在:信息的搜集、开发、分析处理以及利用等方面。可是就当前我国的企业信息资源管理来看,在这几个方面上都有着不同程度的缺失,之所以会出现这样的情况,主要还是由于受到了企业的客观因素的制约所致。在这诸多制约条件中首当其冲的就是资金问题,不少企业往往就是因为没有足够的资金,导致了信息管理设备和网络设施无法顺利构建。某些资本充实的企业虽然配置了专门的管理部门以及相关的设备,可是通常会停留在表面上,与信息相关的工作通常还是会以传统的手工代替计算机操作,工作效率无法提升,先进技术的优越性也无法体现。其次,企业信息具体操作人员的能力无法保证,他们直接导致了企业的信息管理水平,最终影响了整个企业经营以及发展。 

(三)企业信息资源管理过程中存在许多错误倾向

首先,企业信息资源管理服务的对象过于单调。不少企业将其信息资源管理服务对象狭隘的当成是该企业的最高管理人员,在他们看来只有这部分的人员才值得为其提供相应的信息服务;而对于那些普通的企业员工,则完全没有提供该种服务的必要,这就使得企业内部在信息掌握上出现了不平等,最终导致了员工无法对企业决策有正确的了解。

其次,企业信息资源管理中相较于信息的使用更看重前期的搜集存储。作为整个信息资源工作的前期环节,搜集相对而言易于操作,也可以简单的从相关数据中体现成果。至于将这些信息再进行研究和使用,就不再那么容易了,同时该环节工作所取得的成绩也无法第一时间或从简单的数据中机械的反映出来,往往还会因为操作不当,而受到指责。所以,大部分的操作人员也就因此厚此薄彼了。

第三,企业信息管理对于内部以及外部的关注上存在差异。就内部相关信息而言,由于是经常接触的,所以较为熟悉,操作也因此变得简答了;从外部信息来看,由于数量多且杂乱,无论是搜集、分析以及利用都更为困难,同时该部分信息工作的效果也很难在第一时间有所体现,所以工作人员自然将更多的精力放在了内部信息上了。

第四,企业信息资源管理盲目的将先进性取代了实用效果。信息管理系统服务的对象是企业的信息资源,其创建的目的也是为了信息资源管理的需要。可是在很多的企业中,在构建其信息系统的时候一味的追求先进的技术,为此宁可放弃管理信息系统本来最为重要的实际效果,对于先进的技术是否与自己的企业完全贴合也没有考虑清楚,结果往往是钱花了不少,可是预想的效果却没有达到。 

(四)企业信息资源管理的外部环境建设滞后

首先,从宏观层面来看,我国社会信息化水平较低,企业没有充分利用网络科技、信息资源管理程度也不高,这就形成了一个缺少竞争的恶性循环的局面,企业信息资源管理工作也必然受到了负面的影响。 

其次,企业的信息资源管理尚未制定得到一致认可的标准,一方面不同的企业在信息的存储环节上具体操作方式各不相同,这些都为企业对于相关资源的利用造成了障碍;另一方面,因为数据类型以及标准上无法达成共识,使得信息的共享上无法实现保障各方的利益,信息资源的优势也就无法以此彰显了。

三、企业信息资源管理的对策思考

(一)企业内部要加强学习,深化对信息资源管理内涵的理解

对于企业的每个阶层、每位员工都应当提高其信息资源管理方面的工作能力,使他们认识到在网络经济大环境中,信息资源管理所处的核心位置,了解到其对企业发展所起到的决定性作用。企业最高领导机构更应当加强该方面的引导,将信息资源的重要意义植入每个员工的心中。 

(二)逐步加强企业信息管理人员培养,增强企业信息资源管理能力

首先,企业应当抓紧时间锻炼专门的信息管理人才。其次,通过不同的方式锻炼信息资源管理人才。依照我国企业的客观情况,对于当前的信息工作人员的知识结构模式进行重新调整,如参考最新的信息管理技术对员工进行在职轮流培训;为在职的相关工作人员提供更多的接触最新知识技术的机会;或者将高校中的信息管理专业学生作为自己的人才储备。最后必须注意企业信息资源管理系统的构建,以此为基础能够将信息资源的价值发挥到最大程度。

(三)纠正企业信息资源管理过程中的错误倾向

随着网络技术的不断进步,企业资源管理也呈现出多层次,多形式的局面,信息载体不再是某一单调的形式,这就对主体提出了新的要求和挑战,作为企业的经营者和决策者在运作信息资源的同时,应当时刻把握这些因素,并尽可能为此构建出相应的管理模式。首先应认识到在网络迅速扩展的大环境中,对企业信息提出要求的主体是各不相同的,他能够是上至企业领导人,下到企业的某位普通员工。为了应对如此的局面,企业应当打破原本陈旧的观念,转变思路,时刻牢记信息资源服务的对象不再是某一个人,而是企业的每一位员工。如此以往才能保证企业内部在信息环节的公平,保证企业健康有序的发展。

其次,信息资源管理对于每家企业而言就是为了实现立足于信息利用,借由不同的途径,对相关信息进行统一管理,最终通过这些信息实现企业的利益最大化,所以在管理信息资源的过程中,切忌盲目的倾向于某个环节,而放弃了其因素。

最后,在架构应用系统的时候,应当立足于企业实际情况,同时参照社会的各种外在因素,最终搭建出适合企业发展的系统。

(四)完善企业信息资源管理的外部环境

首先,为了完善信息资源管理政府可以出台专门的规则提供法律层面的保护。信息的互动以及保护,都是不可或缺的两个部分,这就对公权力的保护提出了迫切的需求,通过相关的法律和政策,在不妨碍信息互动的同时,为信息安全以及隐私提供保护,将虚假以及不良信息及时从体系中剔除。

其次,最大程度发挥网络的功效。通过网络实现企业信息资源管理已经是大势所趋,只有将网络的特点发挥到最大程度,实现各企业之间以及企业与客户之间的信息共同利用,企业才可以在提升自身竞争力的基础上,在市场中占据更有利的位置。一方面企业在信息搜集上应当投入更多的精力,借助网络中不同信息资源,保证企业的健康发展;另一方面,应当对信息系统架构重新配置。使得原本孤立的信息资源,能够在管理系统构建的同时就蕴含了共享的特征。 

第三,在创制信息资源技术标准的基础上扩大其影响,完善信息资源管理体系。就整个信息资源管理体系而言,标准化所起到的作用的无可替代的。因此按照标准创制的信息资源才能够顺利运作,保证在企业与企业间以及企业与客户间互动的信息的真实无误的;唯独标准的信息资源,才可以实现资源的共享,兼顾各方利益。要想在网络技术高度发展的今天,将这些优势真正的实现,就应当配置相应的技术标准,具体表现形式有样式表、文档实例、存档类型等。

(五)加强企业信息资源管理中的安全防范力度

通过信息系统的合理利用,企业在决策以及管理能力上的确有了显著的提升,可是随着信息系统所起到的作用越来越大,那些作为企业机密的资料的监管以及保护问题又显得格外的突出,这一环节的工作势必影响到企业的生存。为此就需要企业信息资源管理操作人员必须及时对企业数据库进行维护和升级,对与生产经营相关的资料进行定期调整,了解它们对企业运作过程中各个环节所产生的影响;时刻掌握企业各个阶层对于信息资源的要求以及整个信息资源体系中存在的缺陷,要将信息资源的细节纳入到监控体系之中;另外由于网络的开放性,信息工作管理人员还必须关注“病毒”和“黑客”这两大负面因素,构建出符合本企业实际情况的保护方式,通过“防火墙”等安全技术,一经发现有任何可能危及信息体系的问题,应当立刻予以解决,保证其在一个安全、稳定的环境中发挥作用。

四、结论

随着网络科技的高速发展,信息资源呈现出急速膨胀的局面,这就要求企业在对信息的筛选时,有所取舍。切忌将所有的信息全部囊括,这样不仅不利于企业的发展,往往还会起到相反的作用。所以,如何将庞杂的信息进行甄别这就要求企业合理的管理和决策。笔者通过对我国企业信息资源管理现阶段的状况进行了介绍,同时就其将来的方向提出了自己的看法,为的就是想让企业以及政府能够对信息资源和信息技术有更全面的了解,正确把握信息化和信息资源管理的关系,借助信息资源的合理利用,将信息技术的优势发挥到极致。

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