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论东方配件公司企业存货管理的问题与对策

所属栏目:企业管理论文 发布日期:2018-12-22 14:49:19 论文作者:佚名

摘要:在种种原因的影响下,我国企业存货管理中存在许多问题。本文通过对东方配件公司的有关资料进行收集与整理,了解企业存货管理水平和存货质量的现状,发现存管理中存在的问题,找出存货管理存在问题的原因,并从不同角度对该公司的存货管理提出了改进的对策建议。

关键词:企业存货管理、问题、对策

引言

存货是指企业在正常生产经营过程中持有的、以备销售的产成品或商品,或者为了出售仍然处于生产过程中的产品,或者在生产过程或者提供劳务过程中消耗的材料、物料等。企业置留存货的原因一方面是为了保证生产或销售的经营需要, 另一方面是出自价格的考虑,零购物资的价格往往较高,而整批购买在价格上有优惠。但是,过多的存货要占用较多的资金,并且会增加包括仓储费、保险费、维护费,管理人员工资在内的各项开支。

在不同的存货管理水平下,企业的平均资金占用水平差别是很大的,只有通过实施正确的存货管理方法,降低企业的平均资金占用水平,提高存货的流转速度和总资产周转率,才能最终提高企业的经济效益。一般情况下,存货占工业企业总资产的 30%左右,商业流通企业的则更高,其管理利用情况如何,直接关系到企业的资金占用水平以及资产运作效率。因此,一个企业若要保持较高的盈利能力,应当十分重视存货的管理。

一、东方配件公司概况及存货管理的现状

(一)公司概况

东方配件公司是一家专业生产锅炉承压部件的电力配件制造公司。固定资产3000多万元。公司共有在编员工212人,其中,工程技术人员22人,中级以上职称人员13人,持证焊工31人,中级无损探伤人员6人,焊接专业9人,锅炉专业6人,材料专业4人。公司的管理部门主要由采购、技术、质量、销售等七个部门组成,下设准备、管子、膜式壁三个生产车间。公司的主要客户对象为锅炉行业、电力行业。

(二)存货管理的现状

1、企业存货管理的内涵

一般来说,企业对存货的管理是沿着两条线展开的,一是从实体运动的角度出发,对存货实物进行管理;二是从价值运动的角度出发,对存货价值进行管理。因此,在研究存货管理风险之前,有必要对存货管理的概念进行界定:本文所讨论的存货管理特指存货价值的管理,即指存货的信息管理和在此基础上的决策分析,进行有效控制,最终达到提高企业经济效益,增强企业综合实力和竞争力,以最低的成本提供维持生产经营活动所需的存货的目的。

2、存货管理的主要功能

(1)维持企业生产或销售的均衡。如果企业持有充足的存货,不仅有利于生产正常进行,节约采购费用,而且能够迅速地满足订单的需要,从而为企业的生产与销售提供保证,避免存货不足带来的各种损失。由于种种因素的影响,比如企业距供货点较远、运输过程中可能出现的运输故障,企业很难能随时购入生产或销售所需的各种存货,即使是市场供应充足存货的时候也会出现这问题。如果市场不时会出现某种存货短缺,情况更是如此。企业因所需的存货短缺,就会被迫停止生产或销售,造成停产损失和相应的机会损失。所以企业需要储存一定的存货来维持企业生产或销售的均衡需要。

(2)考虑采购成本。零星采购存货,采购成本往往较高,批量采购在价格上会有一定的折扣优惠,而且采购过程中的相关采购费用(如采购员的差旅费、运杂费等)也会降低。但是过多的存货也会占用较多的资金,资金成本就会增加,相关的仓储管理费、保险费、管理人员的工资等各项成本都会增加,结果会导致企业成本的上升,利润的减少。企业要综合考虑存货成本和收益二因素之间的关系,选择合理的存货采购方式和储存水平。

(3)应付市场行情变化。企业的管理人员在对市场行情做出准确分析之后,预计某个存货的未来价格行情会大幅上升或货源紧缺,此时生产型企业可以大量采购存货,来降低生产成本或避免停产而造成损失。批发或零售企业大量采购商品,待行情上升时销售,便可赚取更大的差价空间,把握难得的盈利机会。

3、存货管理现状

由于管理层对存货缺乏本质上的理解,导致东方配件公司存在大量存货,一般来说存货的增加可以增强企业组织生产、销售活动的灵活性,但过多的存货占用较大的资金使企业承担利息支出,增加了东方配件公司的成本负担。且由于上层的不过于重视,导致下层人员懒散,相关部门之间的联系相知更少,沟通不便,使得存货不能全部以正常手段出库。公司虽有较为严格的管理制度,但是因为没有定期考核相关制度的实行,导致有的形如虚设。比如,东方配件公司曾经购买过1000公斤的焊条,但是由于进货太多,在完成产品后就将这批焊条积压存放在不是特别潮湿的二楼,但是由于时间久了这批焊条一直没想到用。直到有人提醒才想起这批焊条的存在。原因是在于在购买当时就未填制入库单,因此账上是没有这批货,这就导致了最后将这批货遗忘,险些导致了存货的浪费。还有的情况就是在需要用一种材料时不清楚其型号,盲目再购进一批材料,最后发现材料重复购入导致库存过多,而材料是不会经常被使用的,这样一来存货积压严重占用资金利率。由于库存量过大,增加仓库面积和库存保管费用,从而提高了产品成本;占用大量的流动资金,造成资金呆滞,既加重了货款利息等负担,又会影响资金的时间价值和机会收益。此外,由于部门沟通的不畅,东方配件公司的采购存在很大的随意性,觉得材料不够便去买一些,或者是当一种材料被领用完,不能及时与采购部门取得联系,导致下次领用时无存货,等到来货后才能继续正常工作。有些包装物杂乱无章的存放在仓库内,账上无记录,每次需要包装物时都会缺这缺那弄的焦头烂额。

二、存货管理中存在的问题及原因分析

(一)没有合理的管理制度

有的企业未设置专门审核仓库库存和存货账本的人员,导致存货管理人员可以肆意做假账造成了公司不必要的损失。东方配件公司虽不存在肆意做假账的现象,但是由于管理制度不完善导致在日常存货管理过程中,会有存货莫名找不到等情况出现。造成这种情况原因多事因为管理人员未做到本职工作,如,有的管理人员利用管理漏洞随意使用库存物品,加之有的管理人员懒散,导致最后可以做假账表明此存货被正常领用。

(二)缺乏有效的部门沟通机制

存货管理部门通常都是在生产部门需要领用时才发现没有需要的存货,这时才去报给采购部门采购清单,这种现象的出现通常是由于部门之间日常缺乏有效的沟通导致了生产停滞不前,最终可能导致交货延期造成严重的损失。

(三)存货管理不规范导致帐实不符

东方配件公司的存货是根据存货的种类和仓库的情况,进行简单的划分,主要分成两个保管区域,五金库和焊材库。如,五金库的东西种类繁多,在盘存时有一定难度,所以在盘存时都是取大概的数量进行盘算,所以账上最终的数量并不是实际的库存。再如,生产部门在领用碳刷时,碳刷的型号有150#,170#,200#。但是在领用单上却统一写着碳刷未表明型号,这会导致在最后做盘库时,碳刷各个型号的数量对不准,在平时领用时就应该严格按照要求管理,避免最后盘存时账实不符。

(四)储存不合理和存货积压

根据东方配件公司的业务要求,焊材库的管理要求比较严格,焊材库的温度不能低于10度,湿度不能高于60度。但是实际上有时候未开除湿机时的湿度超过了60度,管理上未能严格按照要求执行;由于存货管理制度的不到位,只能够多进存货来避免因缺货导致的延误交货期,这样也导致了存货的积压。

(五)上级不重视存货管理无内部审核人员监督

在实际管理中,东方配件公司管理层没有认识到存货管理和控制是生产经营中的重要环节,不够重视存货管理这一环节,重视的仅仅是每个月各个存货是否过多领用。按照东方配件公司的有关管理制度,存货管理上掐的特别紧,有些易耗品也会要求用满多长时间,就算已经损坏也是要得到最上级的批准才可以领用新的,这里耗费的时间完全可以创造更多的利益。

三、东方配件公司存货管理存在问题导致的后果分析

(一)存货浪费和损失

东方配件公司曾经购买过2300公斤的焊条,但是由于进货太多,在完成产品后就将这批焊条积压存放在不是特别潮湿的二楼,但是由于时间久了这批焊条一直没想到用。直到有人提醒才想起这批焊条的存在。原因是在于在购买当时就未填制入库单,因此账上是没有这批货,这就导致了最后将这批货遗忘,险些导致了存货的浪费。还有的情况就是在需要用一种材料时不清楚其型号,盲目再购进一批材料,最后发现材料重复购入导致库存过多,而材料是不会经常被使用的,这样一来存货积压严重占用资金利率。库存量过大所产生的问题:增加仓库面积和库存保管费用,从而提高了产品成本;占用大量的流动资金,造成资金呆滞,既加重了货款利息等负担,又会影响资金的时间价值和机会收益;造成产成品和原材料的有形损耗和无形损耗;造成企业资源的大量闲置,影响其合理配置和优化。

(二)存货不足影响到公司业务进程

对于像东方配件公司这样的生产性企业,原料的充分保障相当重要。但是,由于存货管理的不完善,导致公司采购的随意性,觉得材料不够便去买一些,或者是当一种材料被领用完,不能及时与采购部门取得联系,导致下次领用时无存货,等到来货后才能继续正常工作。有些包装物杂乱无章的存放在仓库内,账上无记录,每次需要包装物时都会缺这缺那弄的焦头烂额。这种情况造成服务水平的下降,影响销售利润和企业信誉;造成生产系统原材料或其他物料供应不足,影响生产过程的正常进行;使订货间隔期缩短,订货次数增加,使生产成本提高;影响生产过程的均衡性和装配时的成套性。例如东方配件公司未能提前盘点剩余包装盖而延误购买包装盖,因此导致完工后却不能进行包装而延误了交货时间。

四、改进企业存货管理的对策建议

(一)健全存货管理制度

1、制定详细的存货管理岗位分工以及岗位权限规章

做好岗位分工控制,建立存货业务的岗位责任制,明确相关部门和岗位的职责权限,确保存货业务的不相容岗位相互分离、相互制约和监督,如采购、验收与入库;制定存货业务流程,明确存货的取得、验收与入库、仓储与保管、领用发出与处置等环节的控制要求,做好相应的记录与凭证保管。

2、对存货进行分类管理

对存货的管理可以实行ABC管理制度,就是将存货重要程度、价值高低、耗用量大小和订购难度等为标准分为三类,对三类存货分别管理。A类存货实行重点管理,如大型备品备件等;B类存货为一般存货,适当控制,实行日常管理;C类存货品种占全部存货的6成以上,进行一般管理。通过ABC分类后,抓住重点存货,控制一般存货,制定出较为合理的存货采购计划,从而有效地控制存货库存,减少储备资金占用,加速资金周转。结合东方配件公司的具体情况,在一定期间内可能主要是批量完成螺旋管,在这批螺旋管制作过程中需要用到的材料和在完成其他配件所需材料是不同的,可以按照业务内容分阶段将库存材料按照使用量大小进行分类,使用量所占比例大的进行重点管理,使用量一般的进行日常管理,使用量小的进行一般管理

确定采购量流程,明确各部门责任关系

真正认识到管好、用好、控制好存货是关系到企业的各个部门、各个生产环节,把强化财务管理尤其是存货管理贯彻落实到企业内部的各环节、各个职能部门采购部门进行预测与订单处理,生产部门管理好生产计划与控制,由此来确定采购控制和物料计划,来保证采购的批量大小,减少采购成本。控制好各个环节上的库存,而不是仅仅管理好已经到手的实物库存。

4、制定取得验收与入库的控制制度

严格验收制度,对取得存货的品种、数量、规格、质量和其他相关内容进行验收,设置存货明细帐,加强对代管、代销、暂存与委托加工存货的管理;设置专门的材料验收人员对货物进行入库前检查。

(二)各部门主动积极沟通

1、与采购部门的沟通

存货管理部门应当及时有效的与采购部门沟通,有计划性的;采购时最好要保持恰当的采购规模,这样才能降低存货成本。

2、与生产部门的沟通

生产部门实际上又是控制存货管理部门的,因为只有当生产部门知道需要耗用哪些材料时,库存管理人员才能进行生产管理者应定期对本期需要的材料进行预算,然后与存货管理部门进行沟通,让存货管理人员知道哪种材料需要进货

3、全体员工参与沟通

给员工们灌输存货管理的理念,强调需要互相理解和支持,并且参与到存货管理上来,为存货管理营造良好的环境。

(三)提高紧迫感加强积极性

1、定期检查进行审核

规范领料单等账表的填制要求,在审核过程中发现未按要求填制的追究其责任;存货审核人员定期或不定期去检查存货是否账实相符,如有盘亏和盘盈,应分清责任,报告有关部门及时处理;年终时应该进行一次全面清查盘点,由存货审核人员监督进行。

2、管理恰当给予奖励

在每期的检查中,制定一个审核标准,达到标准时,在开年终大会时应给予奖励,不管是口头奖励还是物质奖励,都是可以增加管理者的积极性,员工的积极性增加受益的无非是公司,因此奖励制度无论在任何方面都是非常重要的。

(四)及时盘点库存做到库存最小化

优化库存不仅可以应对突发事件还可以提高库存周转率。在生产过程中经常会出现供应链接不上的意外情况发生,保持适量的库存可以起到一定的缓冲作用。应尽量做到库存最小化,既能减少企业资金的流入又可以避免突发情况的发生。

(五)提高管理人员综合素质

在管理人员工作的过程中发现一些工作任务在完成时,本应是简单的解决方法,但却在解决过程中将步骤复杂化。虽然最后的任务可以完成,但是在管理过程的效率却明显降低,有时甚至会耽误其他部门的工作。因此,要要建立相应的选拔、培养、考察、使用、监督的体系,促进库存管理人员学习现代管理的理念,努力加强工作的计划性,科学设定阶段目标,营造出宽松、和谐、进取的团队氛围。

五、结语

总而言之,良好的存货管理是企业管理优良的重要特点之一,因此企业必须对物品的订购、储存等做好合理的计划安排与管理,以避免因存货管理或使用不当使企业承受不当的损失。为了实现企业持续、稳定、健康的发展,企业的管理人员应更根据自身的运营特点与当前的市场发展相结合来不断的完善企业的存货管理制度,进而推动企业存货结构的优化,使企业的发展实现国家、企业、员工利益最大化的三赢。

主要参考文献

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