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浅析企业物资采购存在的风险及防范对策

所属栏目:企业管理论文 发布日期:2019-03-13 10:12:51 论文作者:佚名

[摘 要] 企业的物资采购与其资金流动有着密切的关系,在企业整个生产经营体系之中有着非常重要的地位。企业根据自身日常生产所需求的具体标准制订物资采购计划,以购买与生产相关的材料、设备以及工器具,而在这个过程中,由于受到各种因素的营销与制约,极可能出现各种各样的风险,诸如:价格风险、计划风险、合同风险、质量风险以及意外风险等等。企业在物资采购过程中,如果未能充分、准确认识这些采购风险,则无法采取有效的对策进行防范,极有可能会为企业带来巨大的经濟损失。因此,本文着重对企业物资采购存在的风险以及防范对策进行分析,希望能够为类似企业提高物资采购有效性提供一定的理论与实践依据。

[关键词] 企业;物资采购;风险

0 引 言

企业在物资采购的过程中,由于各种各样的原因,通常会存在一些较为严重的风险问题,不仅会影响到物资采购工作的科学合理性,而且会对企业日常生产经营造成严重的影响。因此,企业在物资采购过程中,必须根据自身生产产品所涵盖的原材料、生产设备以及市场变化等等因素,合理分析所存在的物资采购分析概念,并采取有效的对策予以防范,确保物资采购手段科学、合理,从而为企业健康发展奠定坚实的基础。

1 关于物资采购风险的定义

物资采购风险主要指的是在具体的采购过程可能出现的各种意外情况,主要包括经济风险、人为风险以及自然风险等等。以电子元器件为例,电子元器件指的是电子元件、仪器、电小型机器的组成部分之一,而本身也是由很多的零件构成,在生产过程中比较复杂,涉及多种原材料、基础生产工具与设备等等,而且可以在同类产品中通用。具体来讲,如果物资(原材料、基础生产工具以及设备等等)采购过程中,由于预测不准,极容易导致所采购的物资无法满足企业产品日常生产的需求、超出预算、供应商无法按规定时间供货、呆滞物料增加、企业物资采购人员人为失误、货物与订单要求不符以及供应商的种种违法行为等等,这些因素的存在都可能影响到采购预期目标无法有效实现。

2 企业物资采购过程中存在的主要风险

2.1 价格风险

一般情况下,企业在进行物资采购的过程中,供应商通常会对招标环境进行协调与控制。也就是说,企业在实施物资招标的过程中,供应商预先会对企业产品所需要的材料、基础生产工具与设备等等相关信息,并结合当前市场价格进行分析。而各个供应商为了获取高额利润,可能会存在相互串通的现象,主要体现在将价格恶意提高,而且企业在完成物资采购之后,市场价格还可能会出现持续降低的情况,从而直接引发原材料采购风险等等问题,这样会导致企业在具体采购时可能会出现非常严重的经济损失。针对该问题来讲,企业自身需要对所要采购物资相关信息进行全面、客观的分析,并制订合理的限制模式。

2.2 计划风险

正所谓“计划赶不上变化”,这句话在物资采购中可谓普遍存在这种现象。在物资采购的过程中,物资采购计划方面经常会出现各种各样的问题,倘若在采购之前,没有制订完善的物资采购计划方案,加之缺乏先进技术的应用方式以及体系,则很容易出现原产品使用量持续减少的问题,甚至可能出现无形消耗的不良现象。在具体采购的过程中,企业倘若没有根据其内部与外部实际情况制订物资计划方案或者方案在实际执行中遇到一些不可预测的变化因素,则会使得物资采购效率与质量逐渐降低,此时,如果不采取有效的手段进行解决,则可能导致物资采购与生产脱节,无法满足生产的基本需求,进而影响到企业的发展计划。

2.3 合同风险

从目前合同管理的角度来看,很多企业未能有针对性地建立物资管理工作模式,以至于在物资采购过程中频繁受到合同的影响,进而引发各种各样的风险问题。一方面,企业在采购过程中存在着“盲目”签署合同的行为,比如,合同条款中的内容没有进行客观、准确的分析与认知,并将其中一些合同内容简化,甚至出现“口头协议”等等现象,这些都将可能造成合同方面的风险,同时也不利于物资材料采购管理。另一方面,在合同管理期间,存在一些不正当的行为。比如,卖方为了能够在市场中占据有利地位获得更多经济效益,并通过违法手段来贿赂企业的采购人员;或者套取采购方面的标底信息,从而开展虚假优惠方面的处理,甚至存在着材料虚假的恶劣现象,进而影响到整个物资采购的效率与质量,无法满足企业日常生产的基本需求。具体体现在:第一,部分商家故意利用虚假的合同来与企业签订合同书,同时利用一些作废、假冒以及伪造的票据来作为合同担保,这样会给企业带来巨大的风险与经济损失;第二,供应商其本身就是“皮包公司”,将骗来的合同进行倒卖之后获取利益之后逃逸蒸发,致使所需要的物资无法得到保障;第三,供应商所设置的合同陷阱[1]。

2.4 质量风险

在企业物资采购过程中,在成功签订采购合同之后,其中一些不法分子会将不合格的产品融入所采购的物资之中,最终企业所采购的物资却无法满足产品质量需求,为企业带来巨大的损失。电子元器件主要包括机电元件、电容器、光电器件、晶体、压电、陶瓷性材料以及电子功能工艺专用材料等等。随着时代的发展,电子装置变得更加复杂,这就意味着电子装置必须要具有消耗功率小、速度加快、可靠性较高、成本低、体积小、质量轻等等优势。因此,电子元器件原材料质量非常重要。所采购的原材料出现问题,对于生产体系复杂的电子元器件来讲无疑是最大的威胁,甚至导致企业停产。

质量风险还源于验收方面,物资采购验收工作在整个物资采购管理中非常重要。但是,部分企业未真正重视验收工作,没有严格按照合同以及企业内部制度所规定的内容进行采购审核以及验收,进而引发质量问题以及质量风险。具体来讲,在物资采购的工程中,没有在质量要求方面进行协商与管理,没有采取科学化工作方式对整个采购环节进行合理控制,不仅出现质量的问题,甚至存在数量少的问题,这些都是引发企业物资采购质量风险的主要原因,不利于企业健康稳定的发展。

2.5 意外风险

在企业物资采购的过程中,可能会因为不可抗拒的自然因素、人为因素、经济因素等等方面所造成各类风险,称之为意外风险。具体来讲,比如交通事故所导致供应商无法为其企业及时供货,或者在采购过程中物资受到各种损失的风险等等。

3 加强企业物资采购风险的防范对策

從物资采购实际情况来看,其物资风险基本存在于物资采购的各个环节之中,从物资采购计划制订到材料验收入库到材料使用整个过程。物资采购风险会影响企业的生产,为企业带来巨大的经济损失,所以,一定要加强物资采购风险的防范力度,正确认识各种风险产生的原因,从而采取有效的管控措施。加强企业物资采购风险的防范对策,具体如下:

3.1 完善企业物资采购制度

企业以及物资采购员自身必须明确其岗位职责以及岗位权限。从企业角度来讲,结合企业自身实际情况定期对采购人员实施轮岗制度,并将采购业务授权以及审核批准制度不断完善,要求采购人员严格按照规章制度开展各项采购业务。企业每一次采购都需要结合企业实际需求而制订,比如,物资采购计划。首先,需要制订合理的物资采购依据以及物资质量标准,这样才能确保物资采购计划与生产相契合;其次,建立并完善监督机制,采购人员在物资采购过程中有必要加强监督力度,并做到动态跟踪,及时发现问题并对物资采购计划进行调整,使其质量与成本都能够得到有效控制,确保采购工作是按照采购计划有效进行的[2]。

3.2 加强物资采购人员的培训力度

物资采购工作应当做到与时俱进,物资采购的价格、市场以及外界各种因素都处于日益变化状态之中,意味着物资采购人员的工作能力、业务能力也必须做到与时俱进。因此,企业需要加强物资采购人员的培训力度,主要培训内容有:采购成本控制、合同风险认识与防范、采购人员廉洁意识培养等等,同时加强核算人员加强对物资采购成本进行及时核算,以保障物资采购人员以及企业能够对采购成本进行合理管控,使其整个采购环节更加规范。

3.3 选择合适的供应商

物资采购人员在选择供应商的过程中,不仅要关注物资的具体价格以及市场变化因素,更为重要的是加强对供应商资质的审核与调查,确保物资的质量,以长期合作为目标;而不能贪图一时的便宜则影响到企业自身的长足发展。物资采购一方面是保障企业生产能够稳定开展,另一方面也需要对企业的重大决策提供依据。因此,企业需要建立对应的供应商评价体系,比如,诚信评价、风险评价等等,以便对合作的供应商的资质进行合理评价,倘若未能达到标准的供应商,则需要取消与其的合作,选择另外资质更加优秀的供应商进行合作。

3.4 加强验收控制力度

企业自身应当设立对应的物资采购验收部门,设置对应的物资验收人员,并要求验收人员与采购人员共同合作,对采购的物资进行验收,主要检查物资的数量、质量,并撰写物资采购验收报告。如果在验收中发现数量与质量问题,应该及时上报给企业相关部门,由企业相关管理人员进行审核,提出解决对策,确保物资的综合质量[3]。

3.5 加强付款环节的控制力度

企业物资采购人员在申请付款结算之前,必须对合同约定的付款条件加强审核,同时要对采购业务的各种数据凭证的完整性、合法性以及真实性进行检查,然后再按照企业所规定的流程提交付款申请,接着由企业财务部门进行复查,最终交由相关的管理人员进行审批,办理结算,从而对采购预算进行合理控制,以免与物资采购计划出现偏离。

4 结 语

综上所述,随着市场经济的发展,当前社会经济环境复杂多变,且市场竞争日益激烈,企业倘若要在这样的环境之中良好生存与发展下去,则必须重视与企业生产经营有密切关系的物资采购,特别要正确认识到物资采购中存在各类风险,并结合企业实际情况,对各类风险原因进行分析,从而提出有效的防范对策,最大限度保障企业的生产经营活动能够有序开展,从而提升企业的核心竞争力,在市场竞争中占据有利位置。

主要参考文献

[1]孔祥迪。物资采购公开招标风险与防范[J].合作经济与科技,2018(15):122-123.

[2]朱俊。企业物资招标采购的风险及对策[J].中国商论,2018(16):110-111.

[3]刘保龙。企业物资采购风险与控制[J].财会学习,2018(12):189,191.

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