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高校政府采购管理的现状及国际借鉴研究

所属栏目:物流管理论文 发布日期:2019-03-15 21:12:59 论文作者:佚名

【摘 要】自2003年《政府采购法》实施以来,政府采购范围逐步扩大,采购行为更为规范,有效促進了财政资金使用效益的提升,在廉政建设及转变政府职能方面发挥了极为重要的作用。基于此,本文从高校政府采购管理的现状入手,分析了高校政府采购管理中存在的问题,并以美国德州理工大学为例,借鉴国外政府采购的经验,提出高校政府采购管理的优化策略,以期为我国高校政府采购工作提供有益的借鉴与参考。

【关键词】高校政府采购;管理现状;优化策略;国际借鉴

随着我国高校办学规模的扩大,国家加大了对高校的财政资金投入,同时,高校物资采购数量、规模也在连年增加,高校的政府采购工作已成为我国政府采购的重要组成部分,如果没有规范并与之配套的物资采购制度,就会造成财政资金的极大浪费,给高校发展带来不利影响。怎样确保高校政府采购行为的合理、合法,确保采购程序规范、标准,优化政府采购资金使用,建设廉政采购体系,都是高校亟需解决的问题。

一、高校政府采购概述

(一)传统采购模式的评价

传统采购模式拥有较大的自主权、采购程序、采购方式灵活,能够有效缩减采购时间,满足高校教科研需求,在高校的发展过程中起到了积极的作用,但随着经济的发展,高校规模逐步扩大,传统的采购模式也凸显出它的局限性,主要表现在:一是采购成本高。高校采购缺乏计划,往往是按需采购,难以形成规模。同时高校的物资采购工作缺乏有效竞争,鲜有招标采购行为,难以吸引供货商参与竞争,造成采购成本高。二是资金利用率低。高校缺乏统筹意识,造成仪器设备的重复购置。贵重或大宗物资无供货合同,一旦发生质量问题,存在维权困难的问题。三是缺乏有效监督。因采购行为没有制度来约束,采购程序不公开、不透明,难以形成有效监督。

(二)高校政府采购模式的实施

随着《政府采购法》及《政府采购法实施条例》的实施,在上级部门的督导下,政府采购也在各大高校逐步推行,高校开始实施政府采购,具体表现为:一是加强领导。当前各高校对于政府采购工作较为重视,为确保政府采购工作的实施,相继成立了政府采购领导小组,负责政府采购工作。二是规范采购行为。各高校立足本校实际,相继制定了政府采购实施细则,对编制采购预算、项目审批、发布招标公告、定标、合同签订、项目验收、物资入库、拨付资金等都做了明确规定。

二、高校政府采购管理的现状

(一)采购流程

1.编制采购预算

高校的年度采购预算能够反映高校的政府采购项目和资金使用等,是高校预算的一部分,包括采购项目名称及数量、金额等,该环节是编制预算、制定采购计划的依据。

2.编报采购计划

待采购预算批复后,物资使用部门根据需要向主管采购部门提出申请,申请内容包括采购理由及采购明细,待主管采购部门同意后,共同编制采购计划,包括采购物资的型号、参数、预算及售后服务等内容。

3.政府采购的申请、审批

根据政府采购目录,由高校填写采购申报表,以书面形式报当地财政局相关业务科室审核,并报政府采购的监管部门进行采购计划的审核、确定采购方案。

4.政府采购行为的实施

根据政府采购监管部门确定的采购方法,进行政府采购,包括确定供货代理部门、签订代理协议、编制采购文书、发布招标公告、确定中标企业并予以公示等内容。

5.签订供货合同、履行合同、验收入库

中标企业与高校签订政府采购的供货合同,并报政府采购监管部门备案。在供货商履约期间,政府采购的主管部门与物资使用部门根据相关文件对供货商的履约行为进行检查。合同执行完成后,高校相关部门根据供货合同及相关规定进行货物验收,验收无误后签字确认。

6.支付采购资金

待政府采购合同履约完毕后,高校物资采购部门把相关政府采购手续报学校财务处,由财务处审核无误后向供货商拨付款项。

(二)监督办法

高校政府采购监督主要包括外部财政、审计、供货商及内部纪检审计监督。第一,财政部门监督。财政部门主管政府采购工作,在政府采购中依法履行监管职责:落实政府采购规定;政府采购预算、执行情况等。第二,审计部门监督。审计部门的监督重点是高校的政府采购在资金使用上是否符合法律规定。第三,供货商的监督。供货商是政府采购业务的履约人,因政府采购行为关系到供货商的直接经济利益,所以供货商应是最有力的政府采购行为的监督者,针对政府采购中的违规违法行为,供货商可依据《政府采购法》的规定维护其权益。第四,高校纪检审计部门监督。高校纪检审计部门参与学校内部的政府采购活动较多,对政府采购情况了解最多,监督更到位,能够从中发现问题,并督促高校相关部门整改。

三、高校政府采购管理中的问题

(一)采购价格高

政府采购一般采取公开招标的方式,集中采购的优势能够得到充分发挥,以较低的价格采购到所需商品或服务,但高校的专用教学科研仪器设备在政府采购上却没有明显优势,采购价格甚至比零星购置高很多,究其原因主要有:供货商参与招标过程的费用要计入供货价格之中;其次参与竞标的一般是各地的专用设备代理商或销售商,而生产厂家、销售商都要获利,售价自然较高。

(二)采购周期长

因高校政府采购的组织机构较为复杂,项目申请、审批程序繁杂,采购时间较长。政府采购流程往往需要按照严格的程序进行,虽然采购行为规范,在防范腐败行为方面也有一定成效但采购效率较低,难以满足高校的紧急采购任务,特别是国家、省市专项建设项目,经常出现因采购周期过长而难以在规定时间完成任务的情况。

(三)采购物资与需求有偏差

因高校采购的教学科研仪器设备的针对性较强,导致政府采购的设备与实际需求存在一定偏差,主要有以下几点原因:一是政府采购的品牌没有特定性,只有三种品牌的技术参数,选择余地较小。二是高校负责政府采购人员对设备的性能和技术指标了解甚少,标书制作也不尽合理,甚至在采购需求的理解上产生歧义,导致中标设备难以满足高校的教学科研需要。

四、高校政府采购管理的国际做法--以美国德州理工大学为例

美国德克萨斯州立理工大学是美国一所综合大学,经过近百年发展,已建立起一套完善的政府采购制度,它的如下做法值得我国高校借鉴与参考:

(一)集中归口采购,政策保障

德克萨斯州立理工大学设立了采购与付款办公室,负责汇总全校的采购计划、主管物资采购工作,学校采购项目经费、项目审核都由其负责,只有该办公室确认方能付款。同时,所有采购和付款办公室的采购活动也必须在相关规定的框架内开展,且接受州政府的监督,确保采购工作的公开和透明。

(二)强化集团采购力度

为提高资金使用效益,德州政府根据所需物资的价值、类别与急需程度,制定了四种采购方式:(1)公开采购,单价在1500美元以上的物资,由州采购委员会以公开招标的方式进行采购;不足1500美元的由学校采购与付款办公室进行公开招标采购。(2)合约采购,适用于大批量采购物资,这种采购的价格往往比市场价要优惠很多,且普遍是高校与政府的通用物資。(3)急用物资采购,设立了专门的请购单制度,要求注明紧急采购的理由,且必须由3家以上的供货商参与。(4)小额现金采购,单价在500美元以内的采购,由学校采购与付款办公室报销费用。

(三)对口审查,严格审批

德克萨斯州立理工大学对采购审批的手续有着严格要求,如计算机设备、文字处理设备等较为昂贵的设备的采购,无论其资金来源如何都必须申请州自动情报电讯委员会的批准,即使是500美元以上的项目也要上报给学校科研部门。对于更换计算机系统、新建教学楼等重大采购项目,如果需要聘请私人顾问,则必须提前30天将所需费用报送分管副校长处进行审批。

(四)管理规范、采购有序

为规范采购管理程序,该校还编纂了采购指南,包括两部分内容:(1)采购流程,详细说明不同货物或服务类型的具体采购流程,使采购工作有据可查,有章可循。(2)工作人员操作规范及职业操守。采购队伍至少三人以上,队伍分工明确,相互配合,规定工作人员的职业标准,明确工作人员回避事项及廉洁要求,确保学校采购工作的健康运行。

五、我国高校政府采购管理的的优化策略

(一)理顺管理体制

不依规矩,不成方圆,高校只有建立科学、规范、高效的管理体制,方能使采购工作规范运行。高校相关部门可根据《政府采购法》等相关法律法规的要求,结合本校实际,加强政府采购管理制度建设,用来规范本校的政府采购行为,明确采购管理部门、财务部门及纪检审计部门的职责与权限,所有采购行为都要接受纪检审计部门监督。

高校可根据本校实际,成立由校长任组长的政府采购领导小组,副组长由分管后勤的副校长及纪检书记来担任,吸收后勤部、采购主管部门、党建部门等部门的负责人为成员,负责全校政府采购工作的组织、监督、协调、审核等工作,制定政府采购的相关制度,并对政府采购工作的事项作出处理意见。政府采购领导小组可设立政府采购办公室,负责政府采购项目的询价、制作采购文书、发布招标公告、组织招标企业报名、确定中标企业、订立政府采购合同、验收政府采购物资等日常工作。针对政府采购中出现的问题,高校可根据具体情况适时出台有关配套制度。对于当前高校政府采购工作中标书制作不规范、分工不明的现象,高校可在管理制度中予以明确,并逐步推广规范化招标文书管理,提高招标文书质量,规范招标活动。

(二)丰富采购方式

因高校所需购置的物资种类多、规模大,所以可采取灵活多样的采购方式,在遵守法律法规的前提下,保证政府采购行为既能满足学校需求,又能提高采购效率,降低成本。像大宗货物、工程项目或服务等,一般采用公开招标的形式,能够以较低的价格满足学校需求。对于重复采购的通用设备,如电脑及打印机、空调等电子设备,办公耗材及实验器材等,一般采取集中购置的方式,以满足频繁的零星采购、某些部门急需的要求,同时批量购置因数量大,采购价格更为实惠。而对于一些有特殊要求、专业性强、用户急需或只能定向采购的科研设备,则可采取单一来源或竞争性谈判的方式,以缩短采购时间,满足科研需求。

(三)强化人员培训

首先,提高工作人员的工作积极性,端正工作态度。正确的工作态度是政府采购人员履行岗位职责的前提,政府采购人员只有在工作中积极主动,把政府采购工作看作个人事业,方能在工作中争先创优,充分发挥其主观能动性。其次,加强职业道德教育,提高职业素养,职业素养关乎政府采购工作能否顺利开展,高校的教学活动能否正常进行,所以高校必须加强政府采购人员的业务培训,要求他们系统学习相关理论知识与法律法规。再次,要加强政府采购人员遵纪守法教育,培养廉洁意识,坚持秉公办事原则,不徇私舞弊,在工作中严格按规定进行政府采购行为,坚决执行学校的采购管理规定,维护学校利益。最后,高校可制定完善的学习计划,组织政府采购人员系统学习政府采购、法律法规及招投标管理等相关业务知识。

(四)完善监督机制

1.强化监督,互相制约

高校的政府采购的主管机构、采购中心、固定资产管理部门及财务部门在政府采购过程中,要做到各负其责,按法律法规及学校的制度进行政府采购工作。在工作中发现采购部门违规操作的,应督促其补齐资料、完善相关手续,或者暂停项目等方式来进行监督。高校的纪检审计部门负责建立健全政府采购监督制度,强化自身的监督意识,对政府采购工作的全过程进行监督、审计。

2.建立信誉评价制度,促进供货企业诚信管理

首先,实行注册等级制度,对供货商的资格进行审查、考核;其次,建立供货商信息数据库,对其信用情况做好记录,评定信用等级。信用评定制度能够规范供货商行为,使其在参与竞标及中标后的履约过程中能够信守承诺,避免发生串标等违法行为。对违规的供货商,可采取降低信用等级、取消竞标活动等惩罚措施。

3.健全审计监督制度,加强采购全程监督

因供货企业获取信息渠道有限,再由于诸如地方保护主义等人为因素,本应公开的政府采购信息不公开,使供货企业无法获取政府采购信息,导致不能参与竞标活动,为避免此类行为,规范政府采购行为,由高校纪检部门全程参与采购活动是必须也是很有必要的。尤其是一些工程及绿化等政府采购项目一定要采取审计措施,除高校内部审计之外,对数额大的项目还要邀请专业审计师事务所来审计,确保项目的全面监督。

(五)推行电子政务

1.加强物资申购信息化建设

建立物资申请信息化平台,方便物资申请工作的信息交流,使高校的物资申购工作突破时空限制,使物资采购流程更为高效、可控。高校物资申请信息化建设包括:物资需求部门提出立项申请,内容包括购置理由、项目可行性分析、购置清单及技术参数等,由物资使用主管领导审核、财务部门审核、物資采购部门审核及院长审批等。

2.合同管理信息化

主要包括如下内容的审核:第一,文本审查,文本审查能够确保合同的合法性,维护供需双方权益,审查重点是物资数量、金额、供货周期、付款方式、质保金及违约责任等。第二,履约检查,在合同履行中严格按合同规定的条款执行,针对存在的问题,制定防范措施,把风险损失降到最低,确保学校的合法权益。第三,合同审核。高校合同审核应由物资使用部门、资产管理、财务管理、内部审计及法律顾问、分管院长审核通过后签字确认。

3.建立网上竞价系统

网上竞价系统适用于高校的种类繁多、金额较小、数量少的实验耗材等零星采购。它借鉴政府采购中招标采购的模式,是一种利用网络信息技术的创新采购模式,充分利用高校的智慧化、数字化建设,使供货商借助互联网就可参与竞价。它有如下优势:第一,价格合理,供货商为中标,必然会根据企业实际、市场价格及业内利润等情况报出相对合理的价格,从而使政府采购单位能够以理想的价格购得所需物资。第二,网上竞价系统利用网络平台发布政府采购信息,供货企业参与竞标,然后系统根据设置的参数自动审核,确定中标企业,实现信息数字化招标。

六、结语

总之,随着国家对高等教育的重视,资金扶持力度加大,高校的办学规模也在逐步扩大,高校的软硬件设施进一步完善,为社会培养了一大批优秀的人才。但是,高校相关政府采购采购的配套措施、人才建设及相关理论研究远远滞后于高校发展速度,阻碍了高校的发展步伐。所以,针对高校政府采购工作存在的问题,提出优化策略,政府部门、各高等院校、相关专家学者应共同努力,推动高校政府采购工作会更为规范、合理。

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