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高校学籍档案的数字化管理及实现探索

所属栏目:艺术理论论文 发布日期:2018-12-12 15:33:57 论文作者:佚名

吕扬

【摘 要】新时期下,信息技术已经实现全面普及,被广泛应用于各个领域中,都取得了较为显著的成绩。当前,高校在开展管理工作中,要积极运用信息技术,紧追时代发展的脚步,学籍档案为高校管理工作中的重要内容,对高校发展具有重要作用。因此,本文将针对高校学籍档案的数字化管理及实现进行探索,使其更好地为师生进行服务。

【关键词】高校;学籍档案;数字化管理

中图分类号:G717 文献标志码:A 文章编号:11007-0125(2018)20-0177-02

科學技术不断发展,各个行业都在朝信息化、数字化发展。档案管理也要符合社会的发展需求,积极运用信息技术,实现数字化管理。因此,高校在开展学籍档案工作中,实现数字化管理,能够有效提高档案管理工作质量与效率,具有重要的作用。

一、高校学籍档案实现数字化管理的重要性

高校实现学籍档案数字化管理,满足社会发展的需求。新时期下,社会经济迅速发展,科学技术以及信息技术全面发展,在此环境下,改变了人们传统的工作方式、生活方式。科学技术的快速发展,信息化与数字化水平不断提升,很多行业在实际发展中,正在逐渐实现数字化建设,高校学籍档案管理工作也要朝数字化发展。以往高校学籍档案在开展管理工作中,因为工作形式没有及时进行更新,无法有效提升工作效率,并在学籍档案不断增加的情况下,在很大程度上增加了管理工作的难度,为工作人员带来了较大的负担。档案数字化建设能够有效改善当前高校学籍档案管理工作现状,有效提升工作质量[1]。

另外,高校实现学籍档案数字化管理,有效节省了大量资源。在以往高校开展学籍档案管理工作中,工作人员被空间等因素控制。传统的纸质形式的档案会占用很大空间,档案管理部门在实际工作中,因为学生数量的不断增加,学籍档案数量也会不断增加。如果依然采用传统的纸质形式对学籍档案进行管理,将会严重影响档案资源的进一步开发与利用。另外,传统的管理形式存在很大问题,在查询及搜索方面,会浪费一定的人力与物力。并且,数字化管理的实现,可以在很大程度上拓宽工作范围。

二、高校学籍档案数字化管理存在的问题

随着社会的不断发展,高校在学籍档案管理工作上有了一定变化,下面将主要分析高校学籍档案数字化管理存在的问题:

(一)没有全面开展学籍档案数字化管理工作

一方面,高校在引进数字化管理方式过程中,只是对以往的管理方式进行简单的改变,并没有足够重视数字化管理方式。另一方面,高校领导并没有意识到学籍档案的重要程度,忽略对软件的进一步开发与应用。实现学籍档案数字化管理,硬件具有重要作用,在具备良好的硬件基础上,要不断完善管系统。但是很多高校忽略管理系统,从而无法真正实现学籍档案数字化管理[2]。

(二)学籍档案管理系统有待完善

当前,我国有很多高校实现了学籍档案数字化管理,但是所使用的系统并没有经过实践考察。这一环境下,造成在实际使用中会发生漏洞,并且工作人员无法顺利使用系统。另外,一些高校会购进系统,但系统与学校自身发展不相符合。

(三)工作人员专业水平有待提升

高校实现学籍档案数字化管理中,要创建完善的管理体制。在设计管理系统中,对设计人员自身专业能力有着较高的而要求。既要具备丰富的经验,也要掌握管理知识以及信息技术。但是,高校并不注重学籍档案数字化管理人才自身的能力。

(四)缺少一定的资金作为支持

高校对资金的管理为重点内容,管理者通常会将经费进行分类,但是管理者没有足够重视学籍档案管理工作,学籍档案管理资金较少。通常管理者不会重视学籍档案工作,没有充足的资金作为支持,无法建立完善的管理系统,经费在学籍档案的投资力度较小,缺少专业的技术型人才,无法确保管理工作的完善性[3]。

三、高校学籍档案的数字化管理措施

想要保证学籍档案数字化管理工作全面开展,必须要针对存在的问题,进行全面的解决,从而保证高校学籍档案数字化管理工作的顺利开展,保证高校档案管理工作质量与效率。

(一)全面开展学籍档案数字化管理工作

高校管理的工作具有一定的复杂性与繁琐性,管理者在开展实际工作中,会有很多的琐事。但是,管理者要意识到学籍档案数字化管理的重要性,从而加强开展学籍档案数字化管理工作。学籍档案记录高校的整个发展情况,记录所有学生的成长情况,无论对学生还是高校自身发展,具有重要意义。因此,高校管理者在实际管理学校中,要注重学籍档案管理工作的开展,从而促进管理工作的顺利开展,才能保证学籍档案数字化管理更加细致、有效地开展[4]。

(二)完善学籍档案管理系统

在完善学籍档案管理系统中,主要考虑两方面内容:一方面要严格根据《档案法》有关法律法规开展学籍档案管理工作,高校要从根本上改变学籍档案原有的看法,改变以往的意识。另一方面,高校管理者要结合自身发展情况,各个高校实际情况存在一定差异,高校管理者在开展学籍档案管理工作中,必须要结合高校自身情况,制定符合高校学籍档案的数字化管理系统。

(三)提升工作人员专业水平

高校实现学籍档案数字化管理,想要保证管理工作顺利开展,必须要创建一支专业的管理队伍,合理对管理人员进行组合,将不同专业、知识、技能以及性格的人才进行合理搭配,从而最大程度发挥管理人员的价值。这一环境下,高校管理者要掌握人力资源相关知识,在选择人才过程中,不仅要掌握基本的知识,注重人才的综合素质。针对学籍档案管理工作,需要考虑以下内容:一方面为知识结构。管理人员一定要具备专业的档案管理知识,可以将档案管理基本的理论知识有效运用到实际中,管理队伍中必须要有一个专业的档案管理人员,从而保证管理工作顺利开展。另一方面,管理队伍中要有年轻、充满朝气的员工。

另外,高校也要加强组织工作人员进行培训。学籍档案管理人员要全面掌握档案管理相关知识以及计算机知识,进行数字化管理所运用的知识需要随着时代的发展,科技的进步而变化,对工作人员提出了更高的要求。高校要積极组织工作人员进行培训,根据实际情况学习相关的知识,从而提升工作人员信息技术运用水平,有效将档案管理知识运用到实际中。高校可以开展培训课程,积极鼓励工作人员参与到学习中来[5]。

(四)加大资金投入力度

高校开展学籍档案数字化管理,确保有效实现数字化管理,便要有足够的资金作为支持,只有保证有充足的资金作为支持,管理系统才能不断发展进步。在此环境下,必须要有一定的资金作为支持。高校学籍档案管理工作无法产生相关的经济效益,因此,高校需要通过相关政策进行扶持,或是捐赠等方式,来获取相应的资金。所以,各地档案管理部门要加大与本地的更高校管理者进行有效的交谈,使学校领导意识到学籍档案数字化管理对学校的重要性,也可以提出资金扶持的建议,不断拓宽资金渠道,实现多渠道资金来源。

高校在争取资金支持后,要合理运用资金。积极引进先进的学籍档案数字化管理技术与方式,并且创设现代化的工作环境,为工作人员顺利开展工作提供良好的环境。并且,高校要加大资金投入力度,聘请专业的人才,组织工作人员开展培训工作,从而确保学籍档案数字化管理工作的顺利开展。购进先进的硬件,加强对软件的开发力度,从而为师生提供更好的服务。

四、结束语

综上所述,高校实现学籍档案数字化管理过程中,依然存在很多问题。想要确保高校管理工作符合社会的发展,便要加强完善学籍档案数字化管理工作,提高学籍档案管理工作质量与效率,不断优化学籍档案管理各工作的相关流程。

参考文献:

[1]于国伟.浅谈高校学籍档案管理信息化建设研究[J].科技经济导刊,2018,26(03):100.

[2]王玮.基于成本管理的高校数字化档案管理项目研究[J].经济研究导刊,2017(29):177-178+190.

[3]金梅.网络教务环境中的高校学籍档案管理研究[J].高教学刊,2017(18):145-148.

[4]纪玲.高校学籍档案管理数字化的探索与分析[J].办公室业务,2017(05):108.

[5]刘海俊.基于数字化环境下的学籍档案管理方法[J].科技资讯,2015,13(28):114-115.

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