做好档案管理安全保密工作的研究探讨

所属栏目:在职研究生论文 发布日期:2018-12-01 11:10:14 论文作者:佚名
白杨【摘要】当前档案管理工作不仅要做好记录和文档保存工作,更要做好档案安全及保密工作,因此将现代信息技术同档案管理安全保密工作紧密结合是解决问题的有效措施。本文针对如何做好档案管理安全保密工作进行探讨,提出档案管理安全保密工作中的主要问题,

白杨

【摘要】当前档案管理工作不仅要做好记录和文档保存工作,更要做好档案安全及保密工作,因此将现代信息技术同档案管理安全保密工作紧密结合是解决问题的有效措施。本文针对如何做好档案管理安全保密工作进行探讨,提出档案管理安全保密工作中的主要问题,并分析切实可行的改善策略,旨在为档案管理安全保密工作提供参考。

【关键词】档案管理;安全保密;改善策略

档案管理工作是其他工作顺利开展的基础,其目的是服务于社会实践,随着社会经济的发展,档案管理工作也告别了档案管理“纸”时代,迎来了先进的信息化管理,这就对档案管理工作的安全保密性提出了更高的要求。档案管理行业应适应新时代、新形式,发挥其在社会中的基础性作用,更好地服务于社会实践。档案管理的安全保密问题是全社会各个组织机构都要面临的问题,提高当前档案管理工作的安全保密性刻不容缓。

一、当前档案管理安全保密工作存在的问题

(一)档案管理水平相对落后。长期以来,企业始终把切实的经济效益作为最根本的出发点和落脚点,忽略了档案管理工作的重要性,因此在档案管理工作中的资金投入比例比较小,导致缺乏档案管理人才和技术。档案管理人员专业素质不高、档案管理安全保密意识相当薄弱,在档案管理工作中难以实现档案的查阅、管理和保密。此外,阻碍档案管理安全保密工作正常进行的另一个原因是信息管理系统普及率不高、档案管理工作不统一。档案管理工作不只是单纯地将档案录入计算机系统,而是一个完整的系统性的过程。

(二)对档案管理安全保密认识不足。档案管理安全保密工作自始至终是档案管理工作的最重要环节,是档案管理行业持续发展的直接保障,因此档案管理安全保密工作意义重大。当前档案管理人员对档案管理安全保密认识不足,表现在以下两方面:其一是将管理文件的方法运用到档案管理工作中,严重阻碍档案资源的开发利用。其二是不明确档案管理工作性质,档案管理工作从最初的为单位人员提供资料支持到现在的档案保管、查询、保密和开发工作。

(三)缺乏档案管理信息化理念。缺乏信息化理念是当前档案管理工作亟须攻克的难关。纵观我国档案管理行业,由于管理制度相对落后,实现信息化时间较短,导致档案管理信息化程度较低,缺乏档案管理信息化理念。要想做好档案管理安全保密工作,信息化档案管理建设是必经之路。

二、改善档案管理安全保密工作的策略

(一)提高档案管理安全保密工作水平。第一,对档案管理人员进行培训,提高档案管理人员的专业素质,打造一支专业技能过硬、纪律严明的高水平管理队伍,更好地管理档案资料。第二,要加强机密档案资料的安全保密工作,这就要求在企业发布档案信息之前,严格审查所要发布的档案信息,确保与企业机密或者知识产权相关的重要信息不被泄露,從而提高档案管理安全保密工作水平。第三,相关部门还应建立信息化档案管理制度,并将档案管理系统与档案管理内容相兼容,提高档案管理效率,推进档案信息化发展,从而提高档案管理安全保密工作水平。

(二)提高档案管理安全保密意识。要想做好档案资料的安全保密工作,必须要从档案管理部门着手,管理机构、管理部门和管理人员要加强对档案管理工作的学习,提高安全责任心,时刻关注档案行业发展动向,做好预防不法分子借用网络技术窃取档案资料的准备。此外,企业还应完善档案管理安全保密制度,对企图盗取档案信息的不法分子起到威慑作用。企业管理者要定期开展档案行业管理安全保密课程,对档案人员进行专业知识培训,为档案管理人员提供先进的档案管理安全保密手段。企业还可以建立档案管理与管理人员薪资结合的机制,充分提高管理人员对档案管理安全保密工作的忧患意识。

(三)建立完善的档案管理安全保密体系。当前我国档案管理安全保密制度还不完善,保密手段存在较多问题,容易让不法分子有机可趁,致使档案资料难以管理。现行档案资料的管理手段主要以信息化为主,而对于信息方面的安全保密工作主要是通过加密技术。加密技术,即通过整合信息来实现只有收发双方才能够认知信息的目的。这种技术包含双钥匙加密和单钥匙加密两种,在具体档案管理安全保密工作中宜使用二者搭配的方式。

三、总结

综上所述,档案管理工作既是各种工作的历史记录,又是领导决策及工作考查的重要凭证。在信息化的今天,档案管理的安全保密工作十分重要,要想做好档案管理安全保密工作,必须从管理人员自身入手,加大档案管理知识培训,强化管理人员的安全保密意识,同时建立完善的档案管理安全保密体系,将档案管理与信息技术相结合,最终做好档案管理的安全保密工作。

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