高职院校招生档案的保密与利用

所属栏目:在职研究生论文 发布日期:2018-12-01 11:14:57 论文作者:佚名
孟令黛【摘要】在具体实践活动中,高职院校招生档案管理具有两大问题,即“重机密,轻利用”“重利用,轻机密”,这两大极端问题必然会对档案管理工作的顺利开展带来一定的干扰,合理、规范地处理档案的保密和利用关系,基于遵循保密的条件下尽可能地发挥利用

孟令黛

【摘要】在具体实践活动中,高职院校招生档案管理具有两大问题,即“重机密,轻利用”“重利用,轻机密”,这两大极端问题必然会对档案管理工作的顺利开展带来一定的干扰,合理、规范地处理档案的保密和利用关系,基于遵循保密的条件下尽可能地发挥利用价值,是高职院校招生工作能够顺利进行的一个根本条件。

【关键词】高职院校;招生档案;保密;利用

一、高职院校招生档案保管过程中的保密工作

(一)构建法律政策新环境。按照我国《档案法》规定及招生工作具体要求,颁布与招生涉密档案相关的一系列管理条例,例如翻阅政策、外借规定、复印政策、保密条例、销毁规定等。遵循实际需求,对各个层次的利用工作者明确相应的利用范畴,明确不一样的审批流程,无论是谁,均无权随意阅览;从上至下构建严谨、有效的监督条例,完善不同岗位的具体职责,全面掌控,动态性调整,真正确保招生涉密档案管理工作的顺利进行,且使其凸显出精准性、及时性、全面性等特点。

(二)及时改变档案涉密度。招生档案在保管期间,其涉密度并非绝对固定的,而是伴随着时间的变化、招生工作的实际需求而进行调整的。招生档案管理工作者需要全面遵循《保密法》的具体规定,基于增强认识、提高协调能力的条件下,认真落实涉密制度、遵循涉密内容管理标准的要求,保障有法必依、执法必严、违法必查;积极面对上级保密机构的监督管理,认真做好招生档案的核查鉴别工作,合理调整招生档案开放利用度,促使招生档案管理工作能够朝着规范化、专业化、标准化的方向转变。

(三)增强招生档案管理人员专业水平。随着时代的发展,招生档案保密内容也在持续增多和更新,对此,档案管理工作者一定要具备较强的政治素养、崇高的职业操守,并以此为基础构建高水平的服务理念,在岗位中尽职尽责,积极工作,恪守岗位原则,确保机密安全不泄漏;同时也需要构建较强的保密观念,形成认真、积极的工作态度,经手处理的招生档案材料一定要完整、具体,确保手续完成、各个环节链接到位。

(四)增强库房硬件设施监管效率。对于高职院校各类档案库房来说,一定要遵循国家的相关政策规定进行专业设置,确保单独运行,不过招生部门一般没有库房保管条件,通常是随便堆放在一间办公室中,将其设置成“招生档案库房”。站在档案保密度的层面进行分析,绝密文件需要和非绝密文件单独存管,需增设保险箱、防盗锁等,禁止将库房设立在办公楼的最下层,其门窗一定要单独固定,且库房一定要和办公室保持一定的独立性,招生保密档案库房需要交给专人管理,同时需要颁布严谨、全面的库管规章条例,不相关人员禁止随便出入。由硬件设施等存管条件方面来分析,务必要增强招生保密档案的安全度。

二、高职院校招生档案利用过程中需要注意的事项

(一)认真鉴别档案保管期和保密期。按照招生工作的具体要求来看,认真鉴别档案保管期和保密期是非常重要的一项内容。准确研究、区分招生档案材料的实际价值与历史价值,有效地表现出招生档案的保管或保存价值,进一步确定其保管期。

(二)健全档案利用中的监督条例。对于档案利用监督来说,属于招生档案利用期间的一项保密管理活动。在利用过程中,需按照不同利用对象的各个动机,了解其心态、思维变化,增强重点监护效率。同时也需要全面宣传、强调利用档案的政策和规章条例,经常和利用者进行互动,了解其利用动机;能够动态化地进行全面监管,让所有利用者都处在有效的监督范围内;进一步研究利用者的具体变化与利用成效,多审查被利用的材料或档案,持续优化利用登记的监管政策,关于损毁招生案卷的违规现象,需要尽快上报,确保能够尽快查明,避免出现更大的损失。

(三)及时颁布涉密档案管理措施。在持续改变档案涉密度的过程中,关于之前将纸质卷宗或考生电子档案混合存管,引起机密泄漏等问题,能够通过分层管理的手段,对之前一些混在卷宗中的机密档案进行原封不动的处理,在普通查档过程中仅需明确相关内容,无需提供涉密档案的原件;对涉密档案单独存管,真正规避了机要和非机要档案的混合存管现象。并且,需根据招生档案内的卷宗密级设计录目或卡片,构建机密卷宗统计台账、存管位置索引,实施科学、规范的管理,全面操控,增强保密安全度,确保档案利用期间的保密工作能够顺利开展下去。

三、高职院校招生档案的利用途径

(一)积极处理安全保密与开放利用的相关性。对于招生管理部门来说,务必要扭转之前“重保管、轻利用”“利用度小”等保密理念,需遵循“保、放”相统一的管理原则,积极处理保密和利用的关系,主动做好对社会、考生信息的披露工作,构建开放档案的社会化政策,进一步突显出招生档案的潜在价值,在维护学校利益、考生正当权益的基础上披露开放档案;在档案利用提供服务的过程中,不单要积极主动,同时也需遵循保密规定,只要是涉及招生过程中存在保密要求的文件一定要认真保管,不可出现泄漏或损毁问题。

(二)安排好档案开放前的检查工作。这一环节是开放招生档案之前的一个核心过程,其作用是及时、有效地确定招生档案的开放和控制利用范围。相关工作者按照政策规定,对开放期的招生档案进行全面核查,明确开放和控制利用范围,然后通过相关领导按照具体核查结果,进行利弊分析,然后综合判断,最后确定答复结果,科学、及时、合理地开放招生保密档案。

(三)安排好档案开放前的整理工作。这一过程是增强开放招生档案的内在质量的必要条件。通过固有基础,给予全面整理,实现分类管理、组卷清晰、编目具体、排列完整等目的;构建完善档号,需满足开放后检索和存管等具体规定;明确各类检索工具,使相应的检索工具能够慢慢地变成以重要性检索工具为核心,以根本性检索工具为辅助,以阐述性检索工具为关键补充的检索工具系统,确保检索手段的全面化发展;对宝贵、机要的招生卷宗,需通过摘录、复制、拍照等手段进行复印,使档案副本完整存管。

(四)增强招生档案的完整性。在处理招生档案开放中的保密工作期间,也需遵循招生档案存管原则,确保完整、安全,不可由于温度、湿度等消极因素而导致文件损毁,对已经出现损毁的卷宗需要尽快修复;确保档案安全、完整,不可由于工作马虎而导致卷宗丢失或遗漏,不单要确保档案材料的安全,同时也需确保内容完整;确保档案开发利用工作能够顺利进行下去,档案排列一定要规范、科学,实现有目能查的目的。

四、总结

在高职院校的管理工作中,招生档案管理是一项重要工作。它是高职院校长期以来积累的一个重要资源,属于学校的重要财富,一定要给予珍惜与重视。利用招生档案管理,高职院校能够颁布全新的科学管理方针,同时借此机会在档案管理部门进行专业技能培训,帮助相关工作者掌握现代化档案管理技术,使大家能够更积极地参与到档案管理工作中來,以此促进高职院校招生工作能够顺利开展下去。当前,高职院校在我国相关政策的引导下不断发展,对此,其开展档案管理现代化体系是非常重要的,特别是在信息化管理方面的发展,也是一个重中之重的发展方向,增强高职院校招生档案管理质量,具有一定的现实意义与实践意义。

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